Заказ на покупку · Линейки · НДС · CFDI 4.0 · Сроки
Шаблон заказа на покупку для мерча
Структура, которую получают наши корпоративные клиенты для выставления заказа на покупку после одобрения предложения. Шаблон адаптируется к формату клиента и поставляется в редактируемом виде, чтобы закупки могли подключить его к своему ERP — SAP, Oracle, NetSuite, QuickBooks, внутренней системе.
Общая структура заказа на покупку
Заказ на покупку разбит на шесть разделов. Раздел один содержит данные клиента — юридическое наименование, RFC, налоговый адрес, коммерческий контакт, платёжный контакт — и данные мастерской — юридическое наименование, RFC, налоговый адрес, номер поставщика где применимо. Раздел два описывает заказ с номером заказа клиента, номером одобренного предложения, датой выставления, запрашиваемой датой поставки, внутренней референцией клиента и адресом доставки.
Раздел три содержит линейки в табличном формате: номер линейки, описание продукта, количество, цена за единицу в MXN до НДС, итог до НДС, НДС разбитый на шестнадцать процентов и итог с НДС. Каждая линейка сопровождается примечанием с технической деталью — состав, цвет, метод нанесения, размер где применимо — и сроком по линейке. Раздел четыре описывает применимые коммерческие условия.
Коммерческие условия и допущения
Коммерческие условия включают срок, отсчитываемый от получения подписанного заказа и подтверждения размеров; условия оплаты — предоплата, кредит на пятнадцать, тридцать или сорок пять дней; валюту — мексиканский песо; срок действия одобренного предложения — обычно пятнадцать календарных дней для малых тиражей и тридцать для средних и крупных; и штрафы за отмену или изменение брифа после начала производства.
Допущения уточняют, что включено и что нет: финальный арт клиента, заявленные размеры, адрес доставки, ответственный за получение, формат акта. Когда какое-либо допущение не соблюдается, клиент уведомляется до продолжения. Исключения уточняют, что не откотировано — изменения арта на ходу, добавки в последнюю минуту, доставки по адресам с ограниченным доступом вне рабочего времени, монтаж на мероприятии, среди прочего.
Расчёт НДС и доставки
НДС рассчитывается по шестнадцати процентов на промежуточный итог и разбивается по линейкам. Для клиентов с налоговым резидентством в пограничной зоне — Нижняя Калифорния, Сонора, Кинтана-Роо, части Чиуауа и Коауила — применяется сниженная ставка восемь процентов, где применимо. Счёт по CFDI 4.0 выставляется после доставки товара с налоговым режимом получателя и назначением CFDI, которое клиент требует.
Доставка котируется отдельно, когда пункт назначения находится за пределами столичной зоны Мехико, Гвадалахары или Монтеррея. Для нескольких пунктов назначения — корпоративный с несколькими площадками, мероприятие на нескольких площадках — доставка котируется по каждой на основе объёмного веса и требуемого срока. Для международных пунктов назначения доставка котируется международным курьером или таможенным брокером, когда объём оправдывает.
Критерии приёмки и подписи
Заказ на покупку принимается в письменной форме — email, подпись в PDF или платформа одобрения — и принятие запускает производство. Принятие может быть частичным, когда клиент требует некоторые линейки и не требует другие. Когда принятие частичное, не принятые линейки изымаются и выпускается новый заказ с фактически одобренными линейками.
Для корпораций с многоуровневой схемой одобрения заказ передаётся закупщику клиента, который управляет внутренними подписями до одобрения. Мастерская получает заказ, подписанный уполномоченным лицом, и начинает производство. Счёт по CFDI 4.0 выставляется после доставки согласно согласованному платёжному календарю.
Адаптация к формату клиента
Адаптируем шаблон к формату клиента. Для SAP-клиентов поставляем заказ в формате IDoc для автоматической загрузки в их модуль закупок. Для Oracle-клиентов поставляем заказ в формате XML со схемой модуля iProcurement. Для NetSuite-клиентов поставляем заказ в CSV со встроенной схемой модуля закупок. Для клиентов с собственной системой поставляем заказ в формате, который требует их техническая команда.
Адаптация включает каталог продукции мастерской, отображённый в каталог клиента, где применимо. Для клиентов с собственным каталогом продукции маппим наши продукты на внутренние референсы клиента. Маппинг проверяется в начале программы и обновляется при добавлении новых продуктов.
Прослеживаемость заказа и журнал
Каждый заказ на покупку хранится в журнале проекта с датой получения, датой внутреннего одобрения клиента, датой начала производства, вехами продвижения — раскрой, пошив, нанесение, качество, упаковка, отгрузка, доставка — и датой выставления счёта. Журнал передаётся клиенту в формате PDF при закрытии проекта и сохраняется на срок проекта плюс три года.
Для клиентов с рекуррентным внутренним аудитом передаём журнал в формате клиента с печатями и подписями, которые требует их внутренняя процедура. Для клиентов с интеграцией в ERP через API или webhook журнал передаётся в структурированном формате JSON для автоматической загрузки в их систему управления.
Редактируемый шаблон и поставка
Редактируемый шаблон поставляется в формате DOCX с марками абзаца и стилями CSS для быстрой адаптации. Для клиентов с системой управления контрактами — DocuSign, Adobe Sign, PandaDoc, собственной платформой — поставляем шаблон в формате, который платформа требует для цифровой подписи. Подпись уполномоченного лица клиента запрашивается в начале программы.
Для клиентов, предпочитающих физическую подпись, поставляем печатный шаблон с печатью и собственноручной подписью руководителя мастерской. Собственноручная подпись запрашивается в начале программы и обновляется при смене ответственного. Прослеживаемость подписи сохраняется в журнале проекта.
Запросите редактируемый шаблон заказа на покупку
Если вашему отделу закупок или вашей ERP нужен шаблон заказа на покупку, адаптированный к формату вашей компании, давайте поговорим. Мы предоставим редактируемый шаблон и, где применимо, интеграцию с вашей ERP.
Шаблон заказа на покупку является справочным. Коммерческие условия, сроки и суммы подтверждаются по одобренному клиентом предложению. Выставление счетов производится по действующему регулированию SAT на момент доставки. Corp-Merch.MX — мексиканская мастерская корпоративного мерча; мы работаем независимо.