Conference-kit для участников конференций в Мексике

Что входит в conference-kit

Conference-kit решает три задачи: идентификация участников, раздаточный материал, который заберут с собой, и физический «след» мероприятия в виде фирменной сумки. Каждый из этих элементов должен выдержать один-два дня активного использования — побывать в руках, пережить кофе, иногда дождь на парковке Centro Citibanamex.

В стандартный набор входит: ламинированный бейдж 10×15 см с дыроколом под клипсу, тканевая лента lanyard шириной 20 мм с сублимационной печатью логотипа, блокнот А5 на 80 листов в мягкой обложке, шариковая ручка в фирменном цвете, хлопковый tote bag 38×42 см с односторонним шелком, фирменный стикерпак на 6 наклеек. По запросу добавляем бутылку воды 500 мл, фирменный батончик или пластиковый бейдж-холдер.

Минимальный тираж

от 300 шт.

Срок

14–18 рабочих дней

Доставка на площадку

за день до открытия

Документы

CFDI 4.0, IVA 16%

Производство и логистика

Для конференций в Centro Citibanamex, WTC CDMX, Expo Santa Fe и Cintermex работаем с проверенными цехами в Мехико и Монтеррее. Производственный цикл 14–18 рабочих дней для тиражей до 2000 единиц, 3–4 недели для тиражей 2000–5000. На больших объёмах параллелим печать и пошив.

Доставка на площадку — за день до открытия, в согласованное с организатором окно. У нас есть опыт работы со службами безопасности Centro Citibanamex и WTC: грузовик приезжает на служебный вход, разгрузка по пропускам, документы для охраны — заранее. По запросу монтируем раздаточные пакеты в зоне регистрации и пополняем в течение всех дней мероприятия.

Со стороны документов: выставляем CFDI 4.0 с разбивкой IVA 16%, фиксируем данные RFC и razón social заказчика с первого заказа. Если конференцию проводит ивент-агентство от имени корпоративного клиента, делаем дополнение (complemento) к фактуре с указанием конечного получателя — это требование SAT при проведении мероприятий через третьих лиц.

Типичные сценарии

Технологическая конференция в Centro Citibanamex на 800 посетителей: ивент-агентство заказывает конференц-кит на 1000 единиц (с запасом), доставка за день до открытия на служебный вход через Avenida Hidalgo. Бизнес-форум на 300 участников в WTC CDMX с двумя залами: один комплект для VIP-зоны, второй — для основного зала, разделение по цвету бейджа.

Маркетинговая конференция OMR Mexico на 500 участников в Expo Santa Fe: бейджи с разными цветами для посетителей, спикеров и прессы, ленты с логотипом спонсоров на каждом уровне. Медицинский симпозиум в Hospital Angeles: 200 врачей, белые халаты поверх бейджей, поэтому делаем крупные бейджи 12×8 см с ламинацией.

Закрытый CFO-завтрак на 30 человек в Club de Banqueros de México: уменьшенный комплект с кожаным блокнотом вместо стандартного. Корпоративный kick-off на 200 сотрудников в офисе компании в Polanco: комплекты с индивидуальной гравировкой инициалов на блокнотах для топ-30 менеджеров.

Частые вопросы

Можно ли добавить в комплект визитку каждого спонсора? Да, делаем вкладыш с визитками — небольшой карманный буклет с визитками всех спонсоров мероприятия. Стоимость зависит от количества карточек.

Нужен ли разный дизайн для спикеров и обычных участников? Да, делаем отдельную линейку для спикеров: кожаный бейдж-холдер, улучшенный блокнот, перьевая ручка. Это пакет speaker-gift, можно заказать отдельно.

Что с утилизацией после мероприятия? Неиспользованные комплекты забираем обратно со склада организатора в течение 5 рабочих дней после закрытия. Бейджи и ленты — отдельная история, их перерабатываем в рамках нашей партнёрской программы.

Является ли Corp-Merch партнёром Centro Citibanamex, WTC CDMX или организаторов? Нет. Corp-Merch — независимый производитель. Упоминания площадок и событий сделаны справочно.