Board retreat pack для стратегической сессии совета

Что входит в board retreat pack

Стратегическая сессия совета директоров — это 2–3 дня вне офиса для обсуждения стратегии, бюджета, рисков. Задача пакета: дать каждому члену совета одинаковый набор материалов для работы и небольшой жест благодарности за время, потраченное на сессию. В отличие от new-board-member-pack, здесь меньше персонализации — больше единообразия.

Базовая комплектация: кожаная папка с логотипом компании (одна для каждого члена совета), внутри — программа сессии, материалы для каждого блока обсуждения, финансовые данные, повестка, фирменный блокнот А5, ручка, бейдж с именем, бутылка воды 500 мл.

Расширенная версия добавляет mezcal из Oaxaca в мини-бутылке для каждого члена совета, фирменный шарф или платок, кожаный держатель для визиток. После успешного завершения сессии — отдельный подарок от председателя.

Минимальный тираж: от 5 шт. (на членов совета)
Срок: 3–4 недели
Языки: испанский, английский
Документы: CFDI 4.0, IVA 16%

Элементы пакета

Кожаная папка

Папка А4 из телячьей кожи с логотипом компании. Карман для документов и блокнота.

Документы сессии

Программа, материалы для каждого блока, финансовые данные, повестка. Печать на плотной бумаге.

Бейдж и блокнот

Именной бейдж на тканевой ленте, кожаный блокнот А5, ручка в фирменной коробке.

Подарок от председателя

Mezcal из Oaxaca или вино из Valle de Guadalupe. Передаётся после успешного завершения сессии.

Конфиденциальность материалов

Материалы для совета содержат конфиденциальную информацию: финансовые прогнозы, стратегические планы, оценки рисков. Папки должны быть достаточно надёжными, чтобы материалы не потерялись и не попали в чужие руки. После сессии папки можно вернуть для архивирования или уничтожить — по выбору клиента.

Для иностранных членов совета делаем экспортную упаковку и передаём через DHL с экспортной декларацией. По запросу — доставка в отель до приезда члена совета, с соблюдением конфиденциальности (сейф-сейф, шифрованная передача данных).

По финансам: CFDI 4.0 с разбивкой IVA 16%. Для советов с иностранными членами — комбинированная фактура: мексиканские услуги с IVA, экспортные поставки без IVA.

Этапы работы

Бриф. Получаем от секретаря совета список участников, программу, материалы.
Согласование. Подбираем состав пакета, согласовываем макеты документов.
Производство. Параллельная печать документов, изготовление кожаных папок, заказ mezcal.
Доставка. Привозим в отель или на площадку сессии за день до начала.

Типичные сценарии

Стратегическая сессия в Cuernavaca на 8 членов совета + 3 наблюдателя: 11 кожаных папок с программой и материалами, mezcal для всех в фирменной упаковке, передача в отеле за день до начала. Офсайт в Valle de Bravo на 12 членов совета: расширенная версия с шарфами из San Luis Potosí, дополнительный подарок от председателя в финале.

Сессия по бюджету в штаб-квартире в Polanco на 7 членов: стандартный пакет, материалы по бюджету на следующий год. Координация с финансовым директором за 2 недели. Сессия по M&A в Hotel Presidente на 6 членов + 3 приглашённых эксперта: расширенный пакет для членов, стандартный — для экспертов.

Сессия по стратегии в Casa de Bolsa для семейной компании из Grupo Bal на 5 членов совета: кожаные папки с расширенной версией, mezcal в мини-бутылке. Сессия для нового состава совета после выборов: 9 членов, расширенная версия с описанием роли каждого. Сессия по ESG-программе: 8 членов + 3 ESG-эксперта, экоматериалы, шоколад из ответственных источников.

Финальная сессия года для совета директоров публичной компании в Casa de Bolsa на 9 членов: расширенная версия с mezcal в мини-бутылке, шарфом, шоколадом. Передача лично председателем в финале сессии. Сессия для нового совета после семейного перехода: расширенный пакет с mezcal в деревянной шкатулке и гравировкой инициалов каждого члена. Юбилейная сессия в честь 25-летия компании на 12 человек: расширенный пакет с mezcal из коллекции Casa Cortés и кожаным аксессуаром, передача в финале сессии.

Частые вопросы

Можно ли делать папки разного цвета для разных ролей? Да, делаем папки чёрного цвета для членов совета, тёмно-синего для наблюдателей, бордового для приглашённых экспертов.

Что с архивированием после сессии? По запросу забираем папки обратно для архивирования в офисе клиента. По запросу — уничтожаем с выдачей акта об уничтожении.

Можно ли добавить услуги фасилитатора? Это не наша зона. По запросу порекомендуем проверенных фасилитаторов стратегических сессий.

Является ли Corp-Merch организатором стратегических сессий? Нет. Мы делаем только физический пакет. Все вопросы по организации сессии решаются секретарём совета.

Corp-Merch не несёт ответственности за конфиденциальность материалов совета. Все вопросы по защите информации решаются клиентом с юристами и IT-отделом. Упоминания направлений и форматов сделаны справочно.