Плейбук

Welcome kit — запоминающийся онбординг для новых сотрудников

Программа мерча для сопровождения приёма новых сотрудников в компанию: наборы по уровням, доставляемые на дом до первого дня, welcome box в офисе в первый день, персонализированная коммуникация от HR-команды и директора направления, соответствие LFPDPPP и CFDI 4.0 с НДС 16% и KPI удержания на тридцатый, шестидесятый и девяностый дни.

Запросить КП Онбординг сотрудников

Когда применять этот плейбук

Программа welcome kit выполняет пять функций: (1) предвосхищает первый день нового сотрудника осязаемым жестом, снижающим тревогу изменений и сообщающим культуру компании до формального онбординга; (2) предоставляет функциональные инструменты с первого дня — ноутбук, бейдж, табличку, блокнот, ручку, кружку, бутылку — чтобы сотрудник прибыл готовым и не импровизировал; (3) визуально сообщает бренд, ценности и Кодекс поведения через предметы, которые сотрудник демонстрирует, использует и делится ими с семьёй и коллегами; (4) документирует процесс онбординга для внутреннего аудита, отчётности совета директоров, нормативного соответствия и, при необходимости, для обзора хедхантерами и конкурентами; (5) измеряет воздействие программы на удержание, NPS сотрудника, рамп-ап продуктивности и восприятие employer brand на порталах вроде Glassdoor, LinkedIn и OCC Mundial.

Плейбук применяется для компаний с повторяющимися процессами онбординга — технологических фирм, финтех-компаний, консалтинговых фирм, финансовых корпораций, компаний потребительских товаров с заводами в Мексике, автомобильных компаний с операциями в Керетаро, Сан-Луис-Потоси и Агуаскальентесе, юридических фирм и аудиторских фирм, family offices и управляющих капиталом, международных корпораций с онбордингом на испанском и английском — и для компаний, которые растут и нуждаются в профессионализации онбординга от десяти до ста приёмов в месяц. Охватывает программы от пятидесяти до трёх тысяч наборов в год, с одним или несколькими уровнями по seniority и городу.

Операция строится на трёх не подлежащих обсуждению правилах: доставка на дом нового сотрудника минимум за пять рабочих дней до первого дня национальной курьерской службой со страховкой и номером отслеживания для гарантии своевременного прибытия; полное налоговое соответствие с CFDI 4.0, отштаммпованным по набору до физической доставки, с разбивкой НДС 16% и дополнением платежа при необходимости; соответствие LFPDPPP с уведомлением о конфиденциальности, явным согласием и задокументированным правовым основанием для последующего использования данных сотрудника во внутренних коммуникациях. Когда новый сотрудник проживает за рубежом, отдел внешней торговли валидирует временный или окончательный импорт набора и выставление счетов с дополнением Carta Porte 3.0 при пересечении границ штатов при перевозке.

Аудитории и уровни наборов

Мы рекомендуем от трёх до пяти уровней наборов по seniority и типу роли. Уровень руководителей — для директоров, субдиректоров и старших менеджеров — включает премиальные кожаные изделия дубления в Леоне, смарт-часы или высококлассный power bank, жёсткую коробку с сургучной печатью и персонализированным письмом CEO. Уровень среднего менеджмента — для менеджеров, субменеджеров и лидеров команд — сочетает премиальные функциональные предметы с посланием директора направления: рюкзак из вощёной парусины, кожаный чехол для ноутбука, бутылка из нержавеющей стали с лазерной гравировкой, блокнот ручного переплёта, пишущий набор, табличка с гравировкой имени. Базовый уровень — для оперативных, административных и линейных сотрудников — включает функциональные корпоративные предметы с приветственной открыткой от HR и посланием директора направления: брендированная керамическая кружка, блокнот A5 с хлопковой бумагой, роллер-ручка, ремесленное печенье, открытка с посланием CEO.

Для сотрудников в обучении — стажёров, стипендиатов, резидентов и трейни — мы добавляем упрощённую версию с предметами для университетского и раннего профессионального использования: городской рюкзак, блокнот ручного переплёта, роллер-ручка, брендированная кружка, печатное руководство по онбордингу и код доступа к внутренней обучающей платформе. Для удалённых или распределённых сотрудников — гибридная схема из-за пределов Мехико, Монтеррея или Гвадалахары — набор отправляется домой с карточкой подключения, руководством по цифровым инструментам и дополнительным welcome box, когда сотрудник посещает корпоративный офис.

Фазы программы

Фаза 1 — Бриф и картирование приёма

  • Месячная вселенная приёма с именем, RFC при наличии, полным адресом, датой начала, seniority, направлением и городом.
  • Сегментация по уровню руководителей, среднего менеджмента, базовому, обучению или удалённому с прозрачным правилом присвоения.
  • Внутренняя политика онбординг-подарков, согласованная с HR, комплаенсом и юридическим отделом.
  • LFPDPPP: уведомление о конфиденциальности, согласие на использование персональных данных и регистрация правового основания обработки.
  • Согласование с расчётным отделом при необходимости для интеграции стоимости набора в расчёт льгот и удержаний.

Фаза 2 — Дизайн наборов по уровням

  • Кураторство предметов по уровням со стоком в Леоне, Мехико, Гвадалахаре, Оахаке, Чьяпасе и Юкатане.
  • Персонализация с тиснением на коже, лазерной гравировкой на металле, вышивкой золотой нитью, горячим тиснением на коробках, УФ-печатью на стекле и керамике.
  • Премиальная упаковка по уровням с жёсткой картонной коробкой, магнитным замком, хлопковой бумажной подкладкой и сургучной печатью с корпоративным гербом.
  • Открытка с посланием CEO, директора направления или HR-команды в зависимости от уровня и повода.
  • Табличка с гравировкой имени, корпоративный бейдж, печатное руководство по онбордингу и код доступа к внутренней платформе.

Фаза 3 — Непрерывное когортное производство

  • Производство по месячной когорте с AQL 1.0 для премиальных предметов и фотографическим подтверждением по уровням перед финальной упаковкой.
  • Физический образец (señal) отправляется клиенту или HR-команде до ста процентов тиража для валидации.
  • Упаковка в чистой комнате при необходимости с инвентарём в хранилище или безопасной комнате и регистром партий по когортам.
  • CFDI 4.0 отштампован по набору до физической доставки для интеграции с закрытием финансового года.
  • Дополнение Carta Porte 3.0, когда дистрибуция по адресу сотрудника пересекает границы штатов.

Фаза 4 — Доставка на дом до первого дня

  • Отправка по адресу нового сотрудника национальной курьерской службой (DHL, Estafeta, FedEx, Paquetexpress) с номером отслеживания и страховкой.
  • Подтверждение доставки с подписанным актом и, при авторизации, фотографией посылки по адресу.
  • Email или WhatsApp-сообщение новому сотруднику с подтверждением отправки, номером отслеживания и предварительной датой доставки.
  • Служба поддержки для повторных отправок при неверных адресах, неполученных посылках или изменениях в последний момент.
  • Доставка в корпоративный офис клиента, когда новый сотрудник забирает набор на месте в первый день.

Фаза 5 — Welcome box в первый день

  • Стол приветствия в офисе с дополнительной выдачей welcome box для сотрудников, получивших набор дома.
  • Послание HR-команды и директора направления во время первой сессии онбординга.
  • Экскурсия по офису, представление команде и выдача бейджа, таблички, ноутбука и рабочих инструментов.
  • Кофе, завтрак или приветственный обед с прямой командой для начала социальной интеграции.
  • Фотография первого дня для внутренних коммуникаций, с авторизацией сотрудника.

Фаза 6 — Непрерывный онбординг в течение первого месяца

  • Сессии онбординга, запланированные на первую, вторую, третью и четвёртую недели с темами культуры, стратегии, продуктов и комплаенса.
  • Buddy или наставник, назначенный новому сотруднику для сопровождения в первые тридцать дней.
  • Опрос удовлетворённости в конце первого месяца с фокусом на качество welcome kit, коммуникацию и интеграцию.
  • Отчёт о соответствии HR и юридическому отделу с перечнем выданных наборов, удельной стоимостью, датой и подписью.
  • Архив фискальных и фотографических доказательств на пять лет или на период, требуемый внутренней политикой.

Фаза 7 — KPI удержания и employer brand

  • Удержание на тридцатый, шестидесятый и девяностый дни: процент новых сотрудников, продолжающих работу в компании.
  • NPS сотрудника: опрос в конце первого месяца с целевым показателем шестьдесят или выше для оценки программы.
  • Рамп-ап продуктивности: время, требуемое сотруднику для достижения оперативных или управленческих целей.
  • Employer brand: вариация упоминаний, подписчиков и отзывов в Glassdoor, LinkedIn и OCC Mundial до и после программы.
  • Стоимость на найм: сравнение с бюджетом, подписанным на старте программы, для обнаружения отклонений до закрытия.

Роли и ответственности

Клиент предоставляет: HR-команду, координирующую список приёма, сегментацию по уровням и календарь онбординга; отдел комплаенса и юридический отдел, валидирующий подарки, LFPDPPP и обработку данных сотрудника; отдел корпоративных коммуникаций, утверждающий материалы и послания CEO или директора направления; финансовый отдел, утверждающий бюджет, получающий CFDI 4.0 и регистрирующий расход в закрытии года; расчётный отдел, валидирующий интеграцию набора в расчёт льгот при необходимости. Corp-Merch предоставляет: старшего аккаунт-менеджера, выделенного на весь цикл, куратора премиальных предметов с сертифицированной сетью поставщиков в Леоне, Мехико, Гвадалахаре и за рубежом, непрерывное когортное производство с AQL 1.0, премиальную упаковку по уровням, доставку национальной и международной курьерской службой со страховкой, выставление счетов с CFDI 4.0 и дополнением Carta Porte 3.0, и квартальный отчёт по KPI удержания и employer brand.

Для международных корпораций мы добавляем предоставление доказательной базы для глобального отдела комплаенса и связей с инвесторами: перечень выданных наборов с удельной стоимостью по уровням, общей стоимостью по сотруднику, датой и местом доставки, RFC при наличии, подписанным подтверждением и фотографией первого дня при авторизации сотрудника. Эта доказательная база предоставляется до закрытия финансового года, чтобы комплаенс мог включить её в глобальные отчёты, а юридический отдел — заархивировать как подтверждение расхода, программы онбординга и метрик удержания.

Шаблон таймлайна — непрерывная месячная когорта

  • Месяц 1: бриф, картирование ожидаемого приёма, сегментация по уровням, бюджет, валидация соответствия.
  • Месяц 2: кураторство предметов, визуальные предложения, согласование дизайна HR-командой.
  • Месяц 3: первая когорта производства с AQL 1.0, премиальная упаковка по уровням, контроль качества.
  • Месяц 4 и далее: непрерывное производство по месячным когортам с отправкой на дом до первого дня каждого найма.
  • Непрерывно: welcome box в офисе в первый день, сессии онбординга на первой, второй, третьей и четвёртой неделях.
  • Непрерывно: опрос удовлетворённости в конце первого месяца, NPS сотрудника, метрики удержания на 30, 60 и 90 дней.
  • Ежеквартально: консолидированный отчёт руководству и совету директоров с данными удержания и employer brand.
  • Ежегодно: архив фискальных и фотографических доказательств на пять лет, сверка с выданными CFDI 4.0, планирование следующего года.

Цикл непрерывный и перезапускается каждый месяц с новой когортой приёма. Жёсткая дата каждой когорты — дата первого дня нового сотрудника. Бриф, замороженный в первом месяце, — условие соблюдения дат отправки без сюрпризов в производстве и логистике. Когда сотрудник проживает за рубежом, программа продлевается на две дополнительные недели для покрытия импорта, таможни и международной доставки.

KPI для отслеживания

  • Коэффициент доставки до первого дня: цель сто процентов, чтобы сотрудник не прибыл без набора.
  • Удержание на тридцатый день: цель выше девяноста пяти процентов для консолидированных программ.
  • Удержание на девяностый день: цель выше девяноста процентов как индикатор успешного онбординга.
  • NPS сотрудника: опрос в конце первого месяца с целевым показателем шестьдесят или выше.
  • Налоговое соответствие: сто процентов CFDI 4.0 отштемповано до физической доставки, дополнение платежа при необходимости.
  • Соответствие LFPDPPP: сто процентов сотрудников с зарегистрированным согласием до первого контакта.
  • Стоимость на найм: сравнение с бюджетом, подписанным на старте программы, и с рыночными бенчмарками.

Запросите КП для вашего welcome kit

Если вы планируете программу welcome kit для новых сотрудников — обсудим бриф. Нам нужны предварительное число приёмов в месяц, уровни по seniority, города назначения, бюджет по уровням и цели удержания, NPS и employer brand. Мы работаем с LFPDPPP, CFDI 4.0, НДС 16%, дополнением Carta Porte 3.0 при необходимости, доставкой на дом до первого дня национальной курьерской службой со страховкой и welcome box в офисе в первый день.