Плейбук

Комплаенс-аудит — трассировка, фискальные и документальные доказательства

Мерч-программа, спроектированная так, чтобы пройти внутренний или внешний аудит без замечаний. Трассировка по SKU, фото-доказательства по партиям, отштемпелёванный CFDI 4.0, соответствие LFPDPPP, поддержка IMMEX, USMCA и правил происхождения, где применимо. CFDI 4.0, НДС 16% и архив документов на пять лет.

Запросить КП Комплаенс

Когда применять этот плейбук

Этот плейбук применяется к компаниям, которым предстоит аудит — внутренний контрольно-ревизионный, внешний от фирм Deloitte, PwC, EY, KPMG, BDO, Baker Tilly, Salles Sainz Grant Thornton, Mancera S.C.; аудиты SAT, IMSS, STPS, CNBV или Подразделения финансовой разведки; аудиты корпоративных клиентов, требующих трассировки поставщиков; или аудиты международных корпораций, которые должны продемонстрировать комплаенс в мексиканских операциях.

Типичные аудиты, проверяющие мерч-программы: (1) фискальный аудит, где SAT проверяет, что у каждого расхода есть валидный CFDI 4.0, корректное использование CFDI, разложенный НДС 16% и трассировка до доставки; (2) антикоррупционный комплаенс-аудит, где подарки чиновникам сверяются с лимитами и раскрытием; (3) аудит защиты данных, где обработка персональных данных получателей валидируется по LFPDPPP; (4) аудит происхождения для компаний IMMEX или с преференциями USMCA, где вещи должны показать соответствие правилам происхождения.

Также применяется к компаниям, участвующим в публичных тендерах (Compranet, Tianguis Digital, федеральные ведомства, IMSS, ISSSTE, CFE, Pemex, Banobras, Bancomext, Nacional Financiera, Banorte, BBVA, Santander, Citibanamex, Scotiabank, HSBC, Inbursa, Banco Azteca), которые должны продемонстрировать трассировку, фискальный комплаенс и сертификации поставщиков. И к семейным бизнесам или группам, готовящимся к продаже, слиянию или входу инвестора, которым нужна безупречная комплексная проверка.

Какую проблему решает

Типичная мерч-программа строится с неформальными поставщиками, без трассировки происхождения, без фото-доказательств по партиям, без архива CFDI 4.0, без уведомления о конфиденциальности для получателей и без раскрытия подарков. Когда приходит аудит, типичные замечания: (1) CFDI 4.0 не выставлен или с некорректным использованием CFDI; (2) НДС 16% не разложен или неверная ставка; (3) отсутствие доказательств доставки; (4) обработка персональных данных без LFPDPPP; (5) подарок чиновнику без раскрытия; (6) импортированная вещь без таможенной декларации или без сертификата происхождения USMCA.

Этот плейбук предотвращает каждое из этих замечаний ещё на этапе дизайна программы. Трассировка строится от брифа — какая вещь будет произведена, из какого материала, в какой мастерской, каким поставщиком, по какой фискальной схеме, с какой доставкой, какому получателю, с каким согласием. Каждый шаг оставляет доказательства, хранимые минимум пять лет для соответствия мексиканскому регулированию (CFF статья 30, RMF, LFPDPPP).

Фазы аудируемой программы

Фаза 1 — Аудируемый бриф

  • Задокументированная цель программы: зачем доставляется мерч, кому, по какому бизнес-обоснованию.
  • Каталог вещей с техническим описанием: материал, размеры, страна происхождения, поставщик, цена за единицу.
  • Внутренняя политика подарков с лимитами по уровням (оперативный, менеджмент, дирекция, совет) и раскрытие для чиновников.
  • Уведомление о конфиденциальности LFPDPPP для обработки данных получателей и явное согласие.

Фаза 2 — Выбор сертифицированных поставщиков

  • Поставщики с активным RFC, положительным заключением 32D SAT, положительным заключением фискального соответствия и положительным заключением по обязательствам IMSS.
  • Поставщики с подтверждаемым опытом, сертификациями качества, где применимо (ISO 9001, ISO 14001, OEKO-TEX, GOTS, Fair Trade).
  • Для импортируемых вещей: поставщики, способные выпустить сертификат происхождения USMCA и таможенную декларацию.
  • Для вещей IMMEX: поставщики, работающие под IMMEX с действующей регистрацией и применимыми правилами происхождения.

Фаза 3 — Производство с трассировкой

  • PO с подробным техническим описанием: SKU, количество, материал, размеры, персонализация.
  • Batch-трекинг: каждая партия с серийным номером, датой производства, фото-доказательствами, сохранёнными образцами.
  • CFDI 4.0 отштемпелёван по закрытию партии с использованием CFDI G01 (приобретения) или G03 (общие расходы) по налоговому режиму.
  • Для вещей из переработанного материала или с экологической сертификацией: декларация, подписанная поставщиком.

Фаза 4 — Доставка с доказательствами

  • Список получателей с RFC, где применимо, валидированным адресом, подписью о получении или подтверждением с фото.
  • Для подарков чиновникам: письмо о раскрытии, подписанное чиновником и подразделением, осуществляющим вручение.
  • Для трансграничных доставок: экспортная таможенная декларация или экспортный сертификат, где применимо.
  • Дополнительный CFDI 4.0 платежа, когда оплата производится после доставки.

Фаза 5 — Архив и аудит

  • Цифровое дело по программе: бриф, PO, фото-доказательства, CFDI 4.0, список получателей, подтверждения, раскрытие.
  • Физический архив на пять лет на случай запроса SAT или IMSS.
  • Ежеквартальный отчёт в контрольно-ревизионное управление с KPI соответствия и найденными замечаниями.
  • Ежегодное обучение команды закупок и внутренних коммуникаций правилам комплаенса.

Роли и ответственность

Клиент привносит: подразделение контрольно-ревизионного управления, определяющее применимые правила комплаенса; юридический отдел, валидирующий уведомление о конфиденциальности LFPDPPP и письма о раскрытии; фискальное подразделение, валидирующее CFDI 4.0; подразделение закупок, выбирающее сертифицированных поставщиков; владельца программы, документирующего аудируемый бриф. Corp-Merch привносит: методологию аудируемого брифа, сеть сертифицированных поставщиков, фото-доказательства по партиям, архив CFDI 4.0, цифровое дело по программе, сопровождение аудита и техническую поддержку перед аудитором.

Во время самого аудита Corp-Merch участвует как приглашённая третья сторона, чтобы объяснить процесс производства, представить фото и документальные доказательства, валидировать трассировку по SKU и подписать письма о достоверности, когда клиент этого требует. Опыт прохождения аудитов SAT, IMSS, CNBV и корпоративных клиентов позволяет нам предвидеть самые частые замечания и предотвращать их с этапа дизайна.

Шаблон таймлайна — восемь недель

  • Неделя 1: аудируемый бриф, валидация политики подарков, уведомление о конфиденциальности.
  • Неделя 2: выбор сертифицированных поставщиков, фискальная валидация и сертификации.
  • Неделя 3: PO подписан, аванс, где применимо, старт производства.
  • Недели 4-5: производство с трассировкой по партиям, фото-доказательства, сохранённые образцы.
  • Неделя 6: контроль качества, упаковка, доставка с подтверждением, отштемпелёванный CFDI 4.0.
  • Неделя 7: архив доказательств, цифровое дело, раскрытие подарков чиновникам.
  • Неделя 8: отчёт в контрольно-ревизионное управление, KPI соответствия, финальная документация.

KPI для отслеживания

  • Доля корректно отштемпелёванных CFDI 4.0 (цель 100%).
  • Доля получателей с подписанным согласием LFPDPPP (цель 100%).
  • Доля подарков чиновникам с полным раскрытием (цель 100%).
  • Доля вещей с фото-доказательствами по партиям (цель 100%).
  • Доля аудитов без замечаний (цель 100% без существенных замечаний).

Запросите КП на комплаенс-аудит

Если вам предстоит аудит или вы хотите мерч-программу, проходящую его без замечаний — обсудим ваш бриф. Нужен тип аудита, ориентировочные даты, рынки (Мексика, USMCA, экспорт), число вещей и применимое регулирование. Работаем с CFDI 4.0, LFPDPPP, НДС 16% и архивом на пять лет.