Как сделать
Как оформить заказ на закупку мерча в Мексике — итоговый чек-лист
Операционная процедура, позволяющая команде закупок, маркетинга или мероприятий в Мехико, Монтеррее или Гвадалахаре оформить PO на мерч без ошибок: бриф, аванс, CFDI 4.0, НДС, удержания, Carta Porte и ошибки, которые больше всего задерживают поставщика.
Что такое заказ на закупку мерча (и чем он не является)
Заказ на закупку — PO (purchase order) — это договорной документ, посредством которого компания просит поставщика изготовить или поставить определённое количество продукции по согласованной заранее цене и в оговорённый срок. В корпоративном мерче это не то же самое, что утверждённое коммерческое предложение или мимоходом отправленное письмо «берём». PO — юридическое основание для выставления аванса (обычно 50%), чтобы поставщик закупил сырьё, выпустил первую производственную партию и, главное, чтобы CFDI 4.0 на аванс и итоговый платёж имели юридическую опору.
В мексиканском налоговом режиме PO связан с несколькими чеками: CFDI 4.0 типа «P» (платёж) на аванс с дополнением Concepto; CFDI 4.0 типа «I» (доход) при закрытии операции; и, при перевозке товара, дополнение Carta Porte 3.0 с августа 2024 года. Без формального PO у поставщика нет способа корректно выставить счёт, и операция остаётся без налоговой прослеживаемости.
Сфера охвата: PO на мерч от 300 до 25 000 единиц стоимостью от 25 000 до 2 500 000 MXN до НДС. Для более крупных сумм добавляется рамочный договор с оговорками о расторжении, штрафами и соглашениями об уровне сервиса (SLA).
8 шагов для оформления PO без ошибок
- Подписанный и заверенный бриф. Количество по SKU, размеры где применимо, цвет, материалы, расположение логотипа, метод нанесения (шелкография, вышивка, сублимация, лазерная гравировка), срок поставки, адрес доставки. Без подписанного брифа ни один серьёзный поставщик не принимает PO.
- Действующее коммерческое предложение с письменным сроком действия. В Мексике у коммерческих предложений нет фиксированного юридического срока действия, но профессиональная практика — 15 дней для позиций со склада и 30 дней для производства. Запрашивать письменно явный срок действия.
- Проверка налоговых данных покупателя. Constancia de situación fiscal за текущий месяц (не старше 30 дней), чтобы избежать ошибок в RFC, юридическом наименовании, налоговом адресе и режиме (605, 606, 601, 626 в зависимости от случая).
- Присвоить внутренний номер PO. ERP-система, таблица или ручная последовательность с префиксом подразделения (MKT-, PROC-, EVT-). У каждого PO уникальный номер, дата выпуска, срок действия и ссылка на бриф.
- Детализация платежей. Аванс (обычно 50%) переводом SPEI или картой; остальное против поставки или нетто 15 календарных дней после акта приёмки. Указать, есть ли бонус за досрочный платёж (1–2%).
- Операционные оговорки. Срок производства в рабочих днях, штраф за каждый день задержки (1–2% от общей суммы до НДС, с потолком 10%), допуск на недопоставку (±5%), процедура возврата.
- Подпись уполномоченного лица. Покупатель с правом подписи по сумме: до 100 000 MXN — менеджер подразделения; до 500 000 MXN — директор; свыше 500 000 MXN требует вице-президента или генерального директора согласно учредительным документам.
- Формальная отправка поставщику и подтверждение. Электронное письмо с PO в виде подписанного PDF и редактируемого или XML-файла. Подтверждение поставщика фиксирует начало договорных отношений.
Как PO связан с CFDI 4.0
PO сам по себе не является фискальным чеком, но является обоснованием для каждого чека, который операция генерирует. Аванс 50% фактурируется через CFDI 4.0 типа «P» (платёж), связанный с будущим CFDI типа «I» (доход), где узел «DocumentoRelacionado» несёт UUID чека о доходе, который будет выписан при закрытии. Сумма авансов не может превышать общую сумму дохода.
Итоговый CFDI 4.0 типа «I» выписывается в момент поставки с соответствующим ключом товара или услуги (для одежды: 6010, 6011, 4618 согласно SAT), подробным описанием, единицей измерения (H87 штука, H98 пара, KGM килограмм), ценой за единицу, выделенным НДС 16% и, где применимо, удержанием ISR 1,25% при отчуждении товаров (для независимых услуг это удержание не применяется, но SAT разъясняет различие в руководстве по заполнению CFDI 4.0).
Когда товар перевозится собственным или субподрядным автотранспортом со стоимостью свыше 50 000 MXN или количеством, требующим Carta Porte, CFDI 4.0 дохода должен содержать дополнение Carta Porte 3.0 с данными о транспортном средстве, операторе, пункте отправления и назначения. Для доставок внутри Мехико, Монтеррея, Гвадалахары, Пуэблы, Керетаро, Тихуаны, Леона, Мериды или Канкуна логистический оператор обычно выписывает CFDI со своим дополнением.
Типичные ошибки, останавливающие производство
Первая ошибка — подписать PO со старыми фискальными данными. Если RFC сменил юридическое наименование, адрес или режим, а в PO указаны предыдущие данные, CFDI 4.0 будет отклонён и поставщик не сможет получить аванс.
Вторая — не определить сумму аванса. PO без явного аванса приводит к тому, что поставщик не закупает сырьё, а покупатель требует немедленного производства. Обе стороны проигрывают.
Третья — не согласовать штраф за задержку. Без письменного штрафа поставщик считает, что задержка бесплатна. Штраф 1% за каждый рабочий день с потолком 10% — стандарт и достаточен.
Четвёртая — забыть удержание ISR, когда оно применимо. При отчуждении товаров (футболки, шопперы, термостаканы) удержание составляет 1,25% от стоимости операции без НДС. Однако есть исключения по сектору и сумме, которые SAT публикует в Руководстве по соблюдению; при сомнениях — сверяться с бухгалтером.
Пятая — использовать один PO для двух доставок. Один PO — одна доставка по одному адресу. Если нужны две отгрузки в два города, это два разных PO и два разных CFDI типа «I».
Инструменты, шаблоны и ссылки
Скачиваемый шаблон: в конце этого руководства мы оставляем PO в формате Excel и PDF с обязательными полями, стандартными оговорками по мерчу и схемой аванса/итогового платежа.
Частые ключи SAT для мерча: 6010 футболки; 6011 рубашки и блузки; 4618 текстильные изделия; 4323 модные аксессуары; 6012 брюки; 5110 блокноты и ежедневники; 4910 промо-изделия. Всегда проверяйте актуальную версию каталога c_ClaveProdServ SAT.
Применимые дополнения CFDI: Carta Porte 3.0 (перевозка товара), Comercio Exterior 1.1 (экспорт), Pagos 1.0 (при оплате по частям), Nomina 1.2 (если PO покрывает униформу с институциональной вышивкой и фактурируется как оплата в натуральной форме).
Реалистичный срок между PO и доставкой: 18–28 рабочих дней для национального производства с зачисленным авансом. 35–55 рабочих дней для производства с компонентами, импортированными по программе IMMEX.
Рекомендуемое окно оплаты поставщику: 50% аванс при подписании PO; оставшиеся 50% через 15 календарных дней с даты акта приёмки. Не превышать 30 дней, чтобы не повредить отношениям и кредитной линии поставщика.