Комплаенс — какие нормы мы закрываем и как это подтверждаем

Комплаенс — это не папка, а живое досье

В Мексике нормативное соответствие корпоративного мерча сидит на пересечении минимум четырёх фронтов: защита персональных данных (LFPDPPP и её последняя реформа), маркировка и защита потребителя (PROFECO и NOM-050-SCFI-2004), охрана труда на рабочем месте (STPS) и международное регулирование, когда изделие пересекает границу или собирается на северной макиладоре IMMEX. Поставщик, который отгружает поло без всего остального, оставляет клиента без прикрытия.

В Corp-Merch Мексика мы строим комплаенс как досье на заказ, а не как устное обещание. К каждому заказу прилагаются уведомление о конфиденциальности в формате LFPDPPP с указанием ответственного и третьих лиц (передачи курьеру, типографии, при необходимости макиладоре в Тихуане или Сьюдад-Хуаресе), письмо об отсутствии конфликта интересов за подписью нашего юриста и сертификаты, относящиеся к продукту. Если у бренда есть подразделение комплаенса, которое просит документальное подтверждение, мы передаём его в течение 48 часов после закрытия заказа без дополнительной платы.

В части защиты данных работаем по критериям INAI. Файлы с данными конечных получателей (списки отгрузки, базы персонала) зашифрованы при хранении и в передаче, уничтожаются через 90 календарных дней после поставки, если юридическое подразделение клиента не даст письменного указания иного. Этот срок согласуется с тем, что LFPDPPP допускает для целей договорных отношений, и оставляет запас для возможных проверок PROFECO или Secretaría de Economía. Если у бренда более строгая внутренняя политика, корректируем сроки и подписываем аддендум к рамочному договору.

Для изделий в контакте с пищевыми продуктами — кружки, термосы, контейнеры, первичная упаковка — требуем от поставщиков подтверждение соответствия NOM-251-SSA1-2009 и, где применимо, NOM-050-SCFI-2004 по коммерческой маркировке. Если изделие уходит на экспорт, добавляем REACH SVHC для Евросоюза и RoHS для электронных компонентов вроде USB-накопителей или пауэрбанков. Декларацию CE выпускает наш партнёр в Мадриде по запросу клиента, без увеличения мексиканского срока.

В экологической части NOM-141-SEMARNAT-2003 об отходах особого обращения применяется к текстильному лоскуту и картону, которые выходят с нашей фабрики. У нас договор с уполномоченным поставщиком для конечного размещения, и мы передаём манифест об отходах по запросу клиента для отчёта GRI или системы экологического менеджмента ISO 14001. Если бренд отчитывается перед Sustainability Accounting Standards Board (SASB) или готовит отчёт ESG, добавляем расчёт углеродного следа на партию по протоколу GHG Protocol Scope 3 категория 1 (закупленные товары).

Наконец, блок, который часто всплывает на государственных тендерах и крупных заказах: LFPIORPI. Когда сумма заказа превышает порог SAT для уязвимых операций, мы регистрируем операцию в системе и, если счёт-фактура CFDI 4.0 несёт дополнение о платежах, идентифицируем её и там. Это убирает риск для бренда, когда поставщик выше по цепочке не подал своё уведомление. Передаём копию уведомления, когда применимо, и сопровождаем клиента, если UIF запрашивает дополнительную информацию.

Для брендов с операциями в индустриальном коридоре Бахио или в северном поясе макиладор мы также готовим документацию по происхождению, которую требуют некоторые государственные программы и соглашения о свободной торговле. Сертификат происхождения USMCA, декларации для Тихоокеанского альянса и специальные режимы для компаний IMMEX входят в досье заказа, когда применимо. Мы работаем с вашей командой торгового комплаенса, чтобы документация совпадала с тем, что подаёт ваш таможенный брокер на границе, и никакие сюрпризы не вылезали при аудите SAT или таможни.

Помимо прочего, мы поддерживаем политики управления документами, которые требуют аудиторы крупных брендов и аудиторы из BIG4. Это включает версионирование файлов (каждое изменение фиксируется с датой, автором и обоснованием), контроль доступа по ролям в нашем хранилище и логи удаления/изменения, которые клиент может запросить для своих внутренних проверок. Когда бренд готовит тендер на публичные закупки или проходит сертификацию подрядчика, мы передаём эти логи вместе с досье заказа, что обычно снимает несколько дней обмена документами в процессе due diligence.

Для брендов с операциями в индустриальном коридоре Бахио или в северном поясе макиладор мы также поддерживаем документацию по происхождению, которую требуют некоторые государственные программы и соглашения о свободной торговле. Сертификат происхождения USMCA, декларации для Тихоокеанского альянса и специальные режимы для компаний IMMEX входят в досье заказа, когда применимо. Мы работаем с вашей командой торгового комплаенса, чтобы документация совпадала с тем, что подаёт ваш таможенный брокер на границе, и никакие сюрпризы не вылезали при аудите SAT или таможни.