Кейс · Корпоративная конвенция

Ежегодная конвенция мексиканской группы стройматериалов: 1 200 участников в Мериде

Компания с операциями в более чем 20 странах собрала на Юкатане коммерческую команду, дистрибьюторов и стратегических партнёров на три дня встреч. Задача — обеспечить welcome-наборы под тропический климат, одежду для конвенции и подарки на закрытии, не перегружая отель-резиденцию и Siglo XXI — и при этом не обойти стороной локального поставщика, которого хотело сохранить региональное руководство.

Запросить аналогичный расчёт Корпоративные welcome-наборы

Параметры события

Клиент: Мексиканская группа стройматериалов (составной кейс, не конкретный клиент)
Отрасль: Цемент, товарный бетон и добавки, глобальные операции
Участники: 1 200 человек: национальная коммерческая команда, дистрибьюторы из Латинской Америки и партнёры
Площадки: Отель-асьенда под Меридой + Конгресс-центр Yucatán Siglo XXI
Даты: 22–25 октября 2025 года
Объём: 3 400 единиц в трёх волнах

Конвенция сочетала пленарный день в Siglo XXI с ужинами на асьендах и рабочим днём в отеле-резиденции. У каждой площадки — свой чек-ин, свой производственный график и свой дресс-код, поэтому мерч должен был менять функцию, не теряя идентичности события.

Что нужно было изменить

Первая сложность — климат. В октябре в Мериде температура идёт от 33°C в полдень до 22°C ночью. Одежда конвенции должна была работать на пленарной сессии, где кондиционер выкручен на максимум, и на ужине на открытом воздухе в асьенде — без необходимости менять бренд или стиль.

Вторая сложность — операционная. Узкое место — прибытие в отель-резиденцию. У отеля-асьенды ограниченный доступ, короткие окна загрузки и единственный склад. Любая поставка вне окна простоит у ворот до утра, а на трёхдневном событии это кризис.

Третья — культурная. Региональное руководство хотело включить в welcome-набор изделие ремесленной мастерской Юкатана, через локального поставщика. Corp-Merch должен был встроить этого поставщика, не принимая на себя ответственность за его мощности, не ломая мастер-график и не делая итоговый счёт дороже из-за дополнительного звена.

Как мы подошли к задаче

Программа была выстроена по функциям, а не по SKU. Их было три: приветствие, дневная программа и закрытие. У каждой — свой набор и своя поставка.

Функция 1: приветствие (вторник, вторая половина дня)

Каждый участник получал в номере welcome-набор: хлопковый шоппер, гравированную термобутылку, пальмовую шляпу местного плетения и карточку с программой события. Карточка была контрольной: нет карточки — набор не передан. Corp-Merch координировал покомнатный учёт с отелем и пополнял в течение двух часов после каждой волны заезда.

Функция 2: дневная программа (среда, Siglo XXI)

На пленарной сессии выдавалась брендированная одежда — лёгкая хлопковая рубашка в стиле гуаябера, с вышивкой логотипа события и года, в цветах, заданных уровнем участника. Рубашка выдавалась при получении бейджа, без отдельной очереди, и гость выходил к сессии уже в ней.

Функция 3: закрытие (четверг, вечер)

Ужин закрытия проходил в асьенде в 35 минутах от города. Подарок на закрытие выдавался в конце ужина: кейс с ремесленным изделием Юкатана (резная хикара местной мастерской), миниатюрная бутылка агавы, региональные сладости в вакуумной упаковке и письмо за подписью генерального директора группы. Кейсы ехали из Мехико в крытом грузовике с климат-контролем, не курьерской службой, — чтобы прибыть без вмятин и жары.

Интеграция локального поставщика

Corp-Merch заключил с ремесленной мастерской закрытый заказ с технической спецификацией (размеры, материалы, срок) и авансом, покрывающим стоимость материалов. Производство контролировала сама мастерская, без того чтобы Corp-Merch брал на себя её бренд или перепродавал его. Мастерская выставляла свой собственный CFDI 4.0, а Corp-Merch выпускал общий счёт программы с изделием мастерской в виде описанной строки.

Что изменилось для клиента

Событие прошло без крупного логистического инцидента. Отель подтвердил, что 98% номеров получили welcome-набор в течение двух часов после заселения. Пленарная сессия среды началась без очереди на регистрации, и гости выходили уже в рубашках-гуаяберах — ровно то, что хотел видеть на фотографиях оргкомитет.

Ремесленное изделие юкатекской мастерской вызвало больше разговоров, чем любой импортный сувенир. Региональное руководство назвало это победой и попросило повторить модель на следующей конвенции в Пуэбле, с аналогичной мастерской в Пуэбле.

Стоимость программы закрылась на 6% ниже утверждённого бюджета — в основном потому, что авиаперевозку кейсов закрытия удалось объединить с обратной загрузкой самого события. Общий счёт программы вышел с CFDI 4.0, а счёт локальной мастерской лёг приложением со своим собственным фолио.

Что замерил клиент

Welcome-наборы, выданные вовремя: 98% в пределах двухчасового окна.
Среднее время регистрации на пленарной сессии: 4,2 минуты на участника (включая выдачу одежды).
Стоимость программы: −6% к бюджету.
Интегрированные локальные поставщики: 1 ремесленная мастерская с собственным счётом.
Жалобы на мерч не по спецификации: ноль за время события.

Что мы вынесли из проекта

Первый урок — мерч события организуется по функциям, а не по продукту. Когда вопрос перестал быть «какую футболку?» и стал «что нужно участнику в 16:00 во вторник?», каталог выстроился сам.

Второй урок — локальный поставщик не конкурент национальному. Ремесленное изделие стоило дороже за единицу, чем промышленный сувенир, но его символическая ценность компенсировала разницу и открыла разговор, который ни один импортный сувенир бы не открыл.

Третий урок — про транспорт: когда в финальном кейсе хрупкие и ремесленные изделия, крытый грузовик и своевременная доставка стоят больше, чем более дешёвая курьерская служба. В этом проекте наценка за транспорт была компенсирована оптимизацией обратной загрузки события.

Частые вопросы

Как мерч организуется по функциям, а не по SKU?

Отталкиваемся от программы события и закрепляем набор за каждым ключевым моментом: приветствие, дневная программа, закрытие. У каждого набора — свой состав, место выдачи и окно. Интеграция с регистрацией, отелем и площадками закрывается до запуска производства.

Можно ли включать ремесленные изделия?

Да. Corp-Merch интегрирует локального поставщика закрытым заказом, технической спецификацией и независимым счётом. Счёт мастерской ложится приложением в общее досье программы, а Corp-Merch выпускает общий счёт.

Что делать, если у отеля короткое окно загрузки?

Покомнатный учёт координируется с отелем, пополнение идёт по волнам заезда. В этом проекте 98% наборов были выданы в течение двух часов после заселения.

Является ли Corp-Merch авторизованным поставщиком этой компании?

Нет. Corp-Merch — независимый внешний поставщик. Этот кейс — составное описание на основе агрегированного опыта работы с корпоративными клиентами в Юкатане и других штатах Мексики; данные, площадки и процессы обобщённые.

Corp-Merch — независимый внешний поставщик. Этот кейс — составное описание на основе агрегированного опыта с корпоративными клиентами; он не описывает конкретную компанию и не является верифицируемой коммерческой ссылкой. Любое совпадение с реальными площадками или коммерческими наименованиями непреднамеренно.