Playbook
Junta anual del consejo — kits para consejeros, inversionistas y directivos
Programa de merch premium para la asamblea anual de accionistas y sesiones del consejo de administración. Kits diferenciados por audiencia, cumplimiento LFPDPPP, entrega a corporativos en CDMX, Monterrey, Guadalajara y a domicilio del consejero expatriado. CFDI 4.0, IVA 16% y facturación en USD cuando aplica.
Cuándo usar este playbook
La junta anual del consejo de administración o la asamblea de accionistas son eventos de alta formalidad donde el merch cumple tres funciones: (1) reconocer a los consejeros e inversionistas por su tiempo y compromiso durante el ejercicio fiscal; (2) comunicar la marca de la empresa en un momento donde la atención de los asistentes está al máximo; (3) dejar un recuerdo tangible que prolongue la conversación sobre los resultados, estrategia y prioridades del año siguiente. Este playbook aplica para emisoras listadas en la Bolsa Mexicana de Valores, empresas privadas con consejo asesor, empresas familiares que renuevan consejo, subsidiarias mexicanas de multinacionales y fideicomisos de inversión con comité técnico.
El playbook cubre tanto el evento presencial como el híbrido. Para sesiones presenciales en corporativos de CDMX (Torre Reforma, Polanco, Santa Fe, Lomas de Chapultepec, Bosques de las Lomas, Pedregal), Monterrey (Torre KOI, Valle Oriente, San Pedro Garza García, Fundadores), Guadalajara (Midtown Jalisco, Providencia, Puerta de Hierro) y Querétaro (Centro Sur, Antea), entregamos al corporativo. Para consejeros expatriados o residentes en el extranjero (Miami, Madrid, Bogotá, Buenos Aires, São Paulo, Nueva York), entregamos al domicilio particular o al hotel del evento.
El merch de consejo se rige por el cumplimiento fiscal y de cumplimiento normativo: LFPDPPP para tratamiento de datos personales de los destinatarios, compliance interno para evitar conflictos de interés, compliance para regalos a funcionarios cuando aplica, y disclosure correcto para empresas públicas emisoras. Manejamos el proceso completo de cumplimiento.
Audiencias diferenciadas
No todos los asistentes reciben lo mismo. Recomendamos tres a cinco niveles de kits: kit para consejero titular, kit para consejero independiente, kit para invitado especial (CEO invitada, ex-director, asesor estratégico), kit para secretario del consejo y kit para staff de apoyo. Cada nivel tiene un precio, un contenido y un acabado distinto, y la facturación se separa por nivel para reportar a cumplimiento y a recursos humanos.
Para la asamblea de accionistas el kit es típicamente más funcional y menos premium — libreta de notas, pluma, USB cifrado con materiales del ejercicio, informe anual impreso, tarjeta con los datos de la asamblea y, cuando aplica, una pieza emblemática del año (playera edición limitada, taza con aniversario, jersey con número de años). Para el consejo el kit sube de nivel: piezas de cuero curtido en León, botella grabada de marca premium, set de oficina, audífonos o smartwatch de gama alta cuando el presupuesto lo permite.
Fases del programa
Fase 1 — Brief y compliance
- Lista confirmada de asistentes con RFC cuando aplica, dirección, talla, alergias y restricciones dietéticas.
- Validación de cumplimiento: política interna de regalos, topes por nivel, disclosure para emisoras.
- LFPDPPP: aviso de privacidad, consentimiento para uso de datos personales y entrega.
- Regalos a funcionarios: validación con el área jurídica cuando algún destinatario es funcionario público.
Fase 2 — Diseño y curaduría
- Curaduría de piezas por nivel: stock disponible en León, CDMX, Guadalajara, artesanías mexicanas de Oaxaca, Chiapas, Yucatán.
- Personalización con gofrado en cuero, grabado láser en metal, bordado de hilo de oro, hot stamping en cajas.
- Empaque premium: caja de cartón rígido con imán, forro de papel de algodón, sello de cera con escudo.
- Tarjeta personalizada con nombre del consejero y firma del presidente del consejo.
Fase 3 — Producción y calidad
- Producción por nivel: kit consejero (30-60 unidades), kit invitado (10-25), kit staff (20-40).
- Control de calidad con AQL 1.0 para piezas premium, evidencia fotográfica por nivel.
- Empaque en cuarto limpio cuando aplica (electrónica, joyería, plumas de gama alta).
- Inventario en bóveda o sala segura en corporativo del cliente o en nuestra bodega.
Fase 4 — Distribución
- Entrega al corporativo 24 a 48 horas antes del evento con acuse de recibido por relación.
- Entrega a domicilio de consejero expatriado vía DHL o FedEx internacional con seguro.
- Entrega al hotel cuando el consejero llega el día anterior o sale el mismo día.
- Mesa de merch en el evento con staff Corp-Merch para distribución in-situ si se requiere.
Fase 5 — Seguimiento
- Carta de agradecimiento del CEO enviada por correo electrónico con foto del kit.
- Encuesta breve de satisfacción a los consejeros.
- Reporte de cumplimiento a contraloría y al comité de auditoría cuando aplica.
- Archivo de evidencia fiscal y fotográfica por cinco años para empresas emisoras.
Roles y responsabilidades
El cliente aporta: el secretario del consejo que coordina la logística general, el área de relación con inversionistas que valida la lista de asistentes, el área jurídica que valida compliance y LFPDPPP, el área de comunicación corporativa que aprueba el diseño de los materiales, y finanzas que aprueba el presupuesto y la facturación. Corp-Merch aporta: un ejecutivo de cuenta senior dedicado, un curador de piezas premium, producción con proveedores certificados, empaque de alta gama, entrega con paquetería especializada, facturación con CFDI 4.0 y soporte durante el evento.
Para empresas públicas listadas, sumamos al equipo la entrega de evidencia para el área de cumplimiento normativo: relación de kits entregados, valor unitario por nivel, valor total por consejero, fecha de entrega, RFC cuando aplica, acuse de recibo y fotografía del kit cuando es autorizado por el destinatario. Esta evidencia se entrega antes del cierre del trimestre para que el área legal la incorpore a sus reportes de gobierno corporativo.
Plantilla de timeline — diez semanas
- Semana 1-2: brief, lista tentativa, presupuesto, validación de cumplimiento.
- Semana 3: curaduría de piezas, propuestas visuales, sign-off de diseño.
- Semana 4-5: producción de piezas, personalización, empaque premium.
- Semana 6: control de calidad, empaque final, inventario en bóveda.
- Semana 7: distribución a corporativos nacionales y paquetería internacional.
- Semana 8: entrega al corporativo del cliente, validación, ajustes.
- Semana 9: evento, mesa de merch si aplica, entrega in-situ, agradecimientos.
- Semana 10: reporte de cumplimiento, evidencia fotográfica, cierre fiscal.
KPIs a trackear
- Tasa de entrega a tiempo: meta 100% por la formalidad del evento.
- Satisfacción del consejero: encuesta breve post-evento (meta NPS 70+).
- Cumplimiento fiscal: 100% de CFDI 4.0 timbrados antes de la entrega.
- Cumplimiento de disclosure: 100% de evidencia entregada a contraloría y legal.
- Tasa de uso post-evento: encuesta a tres meses sobre uso real de las piezas (meta 60%+).
Solicite cotización para la junta anual del consejo
Si ustedes están planeando la junta anual del consejo o la asamblea de accionistas — platiquemos el brief. Necesitamos la fecha tentativa, número y tipo de asistentes, ciudades de entrega, presupuesto por nivel y piezas emblemáticas que quieran incluir. Operamos con LFPDPPP, CFDI 4.0, IVA 16% y entrega a todo México y al extranjero.