Cómo
Cómo redactar un RFP para merch corporativo
Una guía de prosa — qué poner dentro de cada sección, qué verbos usar y qué cifras nunca deben faltar — para que un proveedor en CDMX, Monterrey o Guadalajara responda sin tener que llamar a preguntar.
Por qué la mayoría de los RFP de merch se devuelven sin cotizar
Un RFP — Request for Proposal — no es un correo con un archivo adjunto. Es un documento que un comprador escribe una vez y va a leer cuatro o cinco proveedores; cada minuto que un proveedor invierte descifrando una sección ambigua es un minuto que no está escribiendo su oferta. La mayoría de los RFP de merch no fracasan por la matriz de evaluación ni por el cronograma; fracasan por la prosa. Tres fallas se repiten: verbos vagos donde hacen falta cifras, adjetivos de calidad sin estándar y un alcance que se extiende a lo largo del documento sin que nadie lo haya congelado en una sola página.
En México la prosa del RFP carga con tres fricciones específicas que un proveedor serio nota de inmediato. La primera es fiscal: una cotización en MXN sin 16% de IVA no es cotización, y una cotización que promete “factura” sin mencionar CFDI 4.0 deja al proveedor adivinando el tipo de comprobante. La segunda es logística: un RFP que dice “entrega en México” sin ciudades ni ventanas obliga al proveedor a cotizar la ruta más barata y pelearla en la aclaración. La tercera es de cumplimiento: cuando el programa toca un operador IMMEX, USMCA o T-MEC, la prosa del RFP tiene que decir cuál aplica, porque la respuesta cambia el documento de importación, el IVA acreditable y los plazos.
Esta guía es para el equipo de compras o de marca que ya decidió concursar y que quiere que el documento se lea solo. Cubre la prosa de las siete secciones canónicas — encabezado, alcance, brief técnico, cumplimiento, logística, evaluación y cronograma — y los antipatrones que revientan una comparación limpia. Aquí no se discute la matriz de pesos ni la decisión de adjudicación, sólo lo que va escrito en el documento que sale por la puerta.
El alcance pensado es un programa de mercado medio: 1 500 a 15 000 unidades sobre tres a diez SKUs, una a tres marcas y un ciclo de 40 a 60 días hábiles desde la emisión hasta el PO. La estructura de la prosa se sostiene con programas más chicos y más grandes; sólo cambia la cantidad de anexos técnicos.
La prosa del RFP en 7 pasos
- Encabezado y carta de presentación. Una página con el nombre del programa, el nombre del comprador y su RFC si ya es cliente, la fecha de emisión, la fecha límite de propuesta, el contacto único para preguntas y un párrafo de tres líneas que diga qué se está concursando y qué no. El encabezado no vende el programa; lo enmarca.
- Alcance del programa en una página. Audiencia (empleados, clientes, prospectos, canal), caso de uso (onboarding, evento, lanzamiento, fin de año, feria), total de unidades por SKU, número de SKUs, marcas y submarcas, ciudades de entrega con volúmenes por ciudad, banda presupuestal en MXN sin IVA y los cumplimientos obligatorios — NOM-050 para textil, REACH SVHC si el programa cruza USMCA, IMMEX si aplica. Una página. Cualquier extensión vive en un anexo.
- Brief técnico por SKU. Sustrato (playera de algodón 180 g/m², libreta PU 300 g/m², termo acero inoxidable 18/8), método de impresión (serigrafía, bordado, UV, deboss, láser, DTF) con número de colores y posición, códigos Pantone con equivalentes de hilo y tinta, área de decoración con tolerancia en milímetros y empaque individual o agrupado con su empaque maestro. Tres a siete páginas según el número de SKUs. Las cifras van con unidad: gramos, milímetros, mililitros, pulgadas, onzas.
- Cumplimiento y certificaciones. Una a dos páginas con la lista cerrada de cumplimientos: NOM-050-SCFI-2010 para etiquetado textil, ISO 105-C06 para solidez del color al lavado, ASTM D5034 para resistencia a la tensión, REACH SVHC y California Prop 65 si el destino es EE.UU. o Canadá bajo USMCA, IMMEX si los insumos son importados y entran a un programa de maquila, LFPDPPP si se recopilan datos personales en el empaque o en un landing. Cada cumplimiento va con la pregunta que el proveedor debe responder, no con la norma a secas.
- Logística y entrega. Una página con ciudades, direcciones o zonas, ventanas por ciudad en días hábiles, regla de última milla (DHL Express, FedEx Mexico, Estafeta, paquería local), empaque maestro con dimensiones y peso, y la indicación de si el flete se cotiza por línea o queda dentro del precio unitario. Si aplica Carta Porte 3.0, el RFP dice quién emite el comprobante de traslado y bajo qué esquema.
- Criterios de evaluación y formato de respuesta. Dos páginas con la matriz de cinco criterios y sus pesos, el formato de respuesta exacto (PDF, hoja de cálculo, ambos), las preguntas obligatorias y los anexos que el proveedor debe llenar. La prosa de esta sección es la más importante: si el formato es libre, las ofertas no son comparables.
- Cronograma y proceso de Q&A. Una página con 10 días hábiles de Q&A, 15 días hábiles para propuesta, 5 días hábiles para aclaraciones y 10 días hábiles para decisión y PO. La regla de Q&A va escrita: todas las preguntas por escrito, todas las respuestas publicadas a todos los ofertantes dentro de 48 horas, sin conversaciones individuales. La regla protege la comparación.
Antipatrones de prosa que rompen la comparación
El primer antipatrón es el verbo vago. “Varios” sin cifra, sin unidad, sin ventana. Si el RFP dice “varias ciudades”, el proveedor cotiza tres y gana la comparación con fletes baratos que después no sirven. Si dice “seis ciudades: CDMX, Monterrey, Guadalajara, Puebla, Querétaro y Mérida, con 200 unidades a cada una”, la comparación se cierra sola.
El segundo antipatrón es el adjetivo sin estándar. “Premium” sin sustrato, sin número de hilos, sin prueba de laboratorio. La prosa del RFP reemplaza cada adjetivo por una cifra: “playera de algodón peinado 180 g/m², costura doble, cuello rib”, no “playera premium”. El proveedor que sabe lo que hace entiende las dos; el que no sabe infla el precio unitario para cubrir el riesgo.
El tercer antipatrón es la promesa de marca sin material. “Logo a todo color” no dice nada si la marca es un isotipo de un solo tono, y dice demasiado si es un wordmark con cuatro tintas. El RFP lleva el logo en formato editable (SVG o AI) y el manual de marca con Pantone y área segura, y pide cotizar contra ese material.
El cuarto antipatrón es la mezcla de monedas. Si parte del programa se cotiza en USD y parte en MXN, el RFP debe decir a qué tipo de cambio se compara (DOF del día anterior a la fecha límite) y bajo qué régimen fiscal se factura cada parte. La prosa del RFP no esconde el spread; lo congela antes de la evaluación.
El quinto antipatrón es el plazo sin días. “Plazo estándar” es un acuerdo disfrazado. “Cinco a ocho días hábiles a partir de la aprobación del strike-off, con cargo extra del 35% para entrega en tres a cinco días” es un plazo. El RFP pone el número, no la palabra.
El sexto antipatrón es el RFP en dos idiomas sin versionar. Si el documento llega en español con secciones en inglés y spanglish técnico, nadie sabe cuál versión pesa. La prosa escoge un idioma principal y mete los términos técnicos en un glosario al inicio.
El séptimo antipatrón es olvidar el IVA y el flete en la línea de comparación. Si el RFP pide precio unitario sin IVA y sin flete, la evaluación suma después y aparecen sorpresas. El RFP pide las tres líneas — unitario sin IVA, flete por ciudad, IVA 16% — y la matriz compara el total aterrizado.
Herramientas, plantillas y referencias
Plantilla base del RFP. Un solo PDF controlado con número de seguimiento, fechado y con tabla de versiones. Siete secciones en el orden de arriba, con anexos numerados (brief técnico, manual de marca, scorecard, cronograma). No se reenvía por correo; se comparte por enlace firmado o se descarga desde el portal del comprador.
Scorecard auditable. Una hoja de cálculo con los cinco criterios, los pesos fijos en porcentaje, una columna por evaluador y una columna final con promedio ponderado. Las fórmulas van protegidas con contraseña; las celdas libres invitan al sesgo y a la pelea post-mortem.
Glosario de cumplimiento. Una página con cada norma listada en el RFP, su pregunta de respuesta obligatoria y el documento de evidencia que el proveedor debe adjuntar (certificado, prueba de laboratorio, declaración jurada). El glosario convierte la sección de cumplimiento en una lista de tareas, no en una nube de iniciales.
Memo de decisión. Una página adjunta al PO con el proveedor elegido, su score en la scorecard, el costo total en MXN con IVA y flete desglosados, los riesgos identificados durante la evaluación y el plan de mitigación. El memo es lo que un auditor interno o un comité de ethics va a leer 18 meses después.
Referencias útiles. NOM-050-SCFI-2010 para etiquetado textil en México, ISO 105-C06 para solidez del color al lavado, ASTM D5034 para resistencia a la tensión, REACH SVHC para exportación a la UE bajo T-MEC, California Prop 65 para California, Carta Porte 3.0 del SAT para flete, Lineamiento IMMEX 2024 del SAT para programas con insumos importados, LFPDPPP para protección de datos personales.
Cronograma sugerido. 10 días hábiles de Q&A, 15 días hábiles para propuesta, 5 días hábiles para aclaraciones, 10 días hábiles para decisión y PO. Ciclo total: 40 días hábiles. La producción se suma después de la firma del PO, no corre en paralelo con el RFP.