Cómo hacer
Cómo emitir una orden de compra de merch en México — checklist definitiva
Procedimiento operativo para que un equipo de procurement, marketing o eventos en CDMX, Monterrey o Guadalajara emita una PO de merch sin tropiezos: brief, anticipo, CFDI 4.0, IVA, retenciones, Carta Porte y los errores que más retrasan al proveedor.
Qué es (y qué no es) una orden de compra de merch
Una orden de compra — PO por sus siglas en inglés — es el documento contractual mediante el cual una empresa solicita a un proveedor la fabricación o suministro de una cantidad definida de productos a un precio y plazo pactados. En merch corporativo no es lo mismo que una cotización aprobada ni que un correo de "vamos con esto". La PO es la base legal para emitir el anticipo (usualmente 50%), para que el proveedor compre materia prima, para liberar el primer lote de producción y, sobre todo, para que la CFDI 4.0 de anticipo y luego la de pago total tengan un sustento jurídico.
En el régimen fiscal mexicano la PO se vincula con varios comprobantes: el CFDI 4.0 tipo "P" (pago) por el anticipo, con complemento Concepto; el CFDI 4.0 tipo "I" (ingreso) al cierre de la operación; y, cuando hay traslado de mercancía, la Carta Porte 3.0 desde agosto de 2024. Sin PO formal, el proveedor no tiene cómo facturar correctamente y la operación queda sin trazabilidad fiscal.
El alcance de este artículo: una PO de merch entre 300 y 25,000 piezas, con valor de MXN 25,000 a MXN 2,500,000 antes de IVA. Para montos superiores, se recomienda sumar un contrato marco con cláusulas de rescisión, penalizaciones y niveles de servicio (SLA).
Los 8 pasos para emitir una PO sin errores
- Brief firmado y sellado. Cantidad por SKU, tallas si aplica, color, materiales, posición de logo, técnica de impresión (serigrafía, bordado, sublimación, grabado láser), fecha límite de entrega, dirección de envío. Sin brief firmado, ningún proveedor serio acepta PO.
- Cotización vigente con vigencia escrita. Las cotizaciones en México no tienen una vigencia legal fija, pero la práctica profesional es 15 días para piezas en stock y 30 días para producción. Solicitar vigencia explícita por escrito.
- Datos fiscales del comprador verificados. Constancia de situación fiscal del mes en curso del receptor (no mayor a 30 días) para evitar errores en el RFC, razón social, domicilio fiscal y régimen fiscal (605, 606, 601, 626 según aplique).
- Asignar número interno de PO. Sistema ERP, hoja de cálculo o consecutivo manual con prefijo del área (MKT-, PROC-, EVT-). Cada PO lleva número único, fecha de emisión, fecha de vencimiento y referencia al brief.
- Detalle de pagos. Anticipo (típicamente 50%) por transferencia SPEI o tarjeta; resto contra entrega o a 15 días calendario después de recibido conforme. Especificar si hay bonificación por pronto pago (1–2%).
- Cláusulas operativas. Plazo de producción en días hábiles, penalización por día de retraso (1%–2% del valor total antes de IVA, con tope del 10%), tolerancia de piezas faltantes (±5%), procedimiento de devolución.
- Firma del autorizado. Comprador con poder para firmar órdenes de compra según el monto: hasta MXN 100,000 gerente de área; hasta MXN 500,000 director; más de MXN 500,000 requiere VP o director general según el acta constitutiva.
- Envío formal al proveedor y acuse. Correo electrónico con la PO en PDF firmada y archivo XML o editable. El acuse del proveedor confirma el inicio de la relación contractual.
Cómo se conecta la PO con el CFDI 4.0
La PO no es un comprobante fiscal por sí misma, pero es el sustento para todos los comprobantes que la operación genera. El anticipo del 50% se factura con un CFDI 4.0 tipo "P" (pago) ligado a un CFDI tipo "I" (ingreso) futuro, donde el nodo "DocumentoRelacionado" lleva el UUID del comprobante de ingreso que se emitirá al cierre. La suma de anticipos no puede superar el monto total del ingreso.
El CFDI 4.0 tipo "I" final se emite al momento de la entrega con la clave de producto o servicio correspondiente (para apparel: 6010, 6011, 4618 según el SAT), la descripción detallada, la unidad de medida (H87 pieza, H98 par, KGM kilogramo), el precio unitario, el IVA 16% desglosado y, cuando aplique, la retención de ISR 1.25% para enajenación de bienes (servicios independientes no aplica la retención, pero el SAT aclara esta distinción en la Guía de llenado del CFDI 4.0).
Cuando la mercancía se transporta por carretera propia o subcontratada con valor superior a MXN 50,000 o cantidad que requiera Carta Porte, el CFDI 4.0 de ingreso debe llevar el complemento Carta Porte 3.0 con los datos del vehículo, operador, origen y destino. Para entregas dentro de CDMX, Monterrey, Guadalajara, Puebla, Querétaro, Tijuana, León, Mérida o Cancún el proveedor de logística suele ser quien emite el CFDI con su propio complemento.
Errores comunes que detienen la producción
El primer error es firmar la PO con datos fiscales viejos. Si el RFC cambió de razón social, de domicilio o de régimen fiscal y la PO trae los datos anteriores, el CFDI 4.0 será rechazado y el proveedor no podrá cobrar el anticipo.
El segundo es no definir el monto del anticipo. Una PO sin anticipo explícito lleva al proveedor a no comprar materia prima, y al comprador a exigir producción inmediata. Las dos partes pierden.
El tercero es no pactar penalización por retraso. Sin penalización por escrito, el proveedor asume que el retraso no cuesta. Una penalización de 1% por día hábil con tope del 10% es estándar y suficiente.
El cuarto es olvidar la retención de ISR cuando aplica. Para enajenación de bienes (playeras, tote, termos) la retención es 1.25% sobre el valor de la operación sin IVA. Sin embargo, hay excepciones por sector y monto que el SAT publica en su Guía de cumplimiento; en caso de duda, validar con el contador.
El quinto es usar la misma PO para dos entregas. Una PO es para una sola entrega con una sola dirección. Si se requieren dos envíos a dos ciudades, son dos PO distintas y dos CFDI tipo "I" distintos.
Herramientas, plantillas y referencias
Plantilla descargable: al pie de esta guía dejamos una PO en formato Excel y PDF con los campos obligatorios, las cláusulas estándar de merch y el flujo de anticipo/pago final.
Claves SAT frecuentes para merch: 6010 playeras; 6011 camisas y blusas; 4618 artículos textiles; 4323 accesorios de moda; 6012 pantalones; 5110 cuadernos y agendas; 4910 artículos promocionales. Verificar siempre la versión vigente del catálogo c_ClaveProdServ del SAT.
Complementos CFDI aplicables: Carta Porte 3.0 (traslado de mercancía), Comercio Exterior 1.1 (exportación), Pagos 1.0 (cuando se paga en parcialidades), Nomina 1.2 (si la PO cubre uniformes con bordado institucional y se factura como prestación).
Plazo realista entre PO y entrega: 18–28 días hábiles para producción nacional con anticipo acreditado. 35–55 días hábiles para producción con componentes importados bajo IMMEX.
Plazo de pago sugerido al proveedor: anticipo 50% al firmar la PO; 50% restante a 15 días calendario contados a partir del acta de entrega conforme. No exceder 30 días para no afectar la relación y la línea de crédito del proveedor.