Cómo
Cómo gestionar los sobrantes de merch después de un evento
Una guía operativa para coordinadores de eventos, equipos de marketing y logística en México sobre qué hacer con las cajas de playeras, mochilas, libretas, botellas y gadgets que quedan tras una feria, congreso, activación o evento interno. Cuándo reasignar, cuándo donar, cuándo vender y cuándo reciclar, sin perder marca y sin dejar dinero almacenado.
Por qué los sobrantes cuestan aunque no se muevan
Cada evento termina con un sobrante. Casi siempre. La pregunta no es si va a sobrar merch, sino qué se hace con él. El sobrante sin decidir es un costo hundido que se degrada con el tiempo y erosiona el resultado financiero del programa. Una playera que costó 180 pesos producirla y termina en bodega durante doce meses cuesta, al final del año, 230 pesos entre almacenamiento, degradación y costo de oportunidad. Si la misma playera se dona con valor fiscal a una donataria autorizada, su costo neto baja a 60 pesos por el beneficio fiscal del 7 % de utilidad.
El error estándar es dejar el sobrante en bodega "por si se ocupa en el siguiente evento". La mayoría de las veces no se ocupa: el siguiente evento tiene su propia playera, su propio color, su propia leyenda. Lo que no se decide en los primeros 30 días después del evento se vuelve problema permanente del área de almacén.
El otro error común es regalar el sobrante sin ton ni son: al staff que no tuvo participación, a la siguiente brigada de la empresa, al evento de la marca personal del director. Regalar sin lógica deteriora el valor del merch para los eventos futuros: cuando los asistentes descubren que la playera del evento se está regalando dos meses después en otro lugar, la percepción de exclusividad cae y el precio del próximo programa se debilita.
La salida financieramente inteligente es tratar el sobrante con la misma disciplina que cualquier activo de inventario: clasificación, valuación, decisión de salida dentro de los primeros 30 días, registro contable. La decisión tiene cinco rutas posibles —reasignación interna, donación deducible, venta secundaria controlada, reciclado responsable y destrucción con trazabilidad— y la combinación depende del tipo de pieza, del estado, del tiempo transcurrido y de las restricciones de marca.
El marco legal relevante en México para la donación es la Ley del Impuesto sobre la Renta en sus artículos 27 y 31, y el directorio de donatarias autorizadas del Servicio de Administración Tributaria. Para destrucción responsable, las NOM aplicables son la NOM-141 sobre textiles y la NOM-161 sobre manejo de residuos. Para venta secundaria, el Régimen Fiscal aplicable al precio de transferencia y al valor de mercado.
El flujo para gestionar sobrantes en 8 pasos
- Inventario físico al cierre del evento. Antes de que la bodega se llene de cajas, se cuenta. Se separa por SKU, por estado (sellado, sin abrir, con empaque original, sin empaque, dañado) y por vigencia (temporada, evento, año). Un sobrante de playeras con fecha 2024 marcada en serigrafía no se reasigna al evento 2026.
- Decisión por SKU dentro de los primeros 30 días. Para cada SKU sobrante, una de cinco rutas: reasignación interna, donación deducible, venta secundaria, reciclado responsable, destrucción con trazabilidad. La decisión se documenta y se firma por el responsable de logística y por el área fiscal.
- Reasignación interna primero. Revisar si otras áreas de la empresa pueden usar las piezas: el área de RH para onboarding, el área de ventas para clientes clave, el programa de RSE para brigadas, el siguiente evento de menor escala. La reasignación interna recupera valor sin afectar mercado secundario.
- Donación deducible como segunda ruta. Para piezas vigentes, sin temporada, en empaque original y útiles para un programa comunitario. La donación se hace a una organización autorizada por el SAT para recibir donativos deducibles. Se formaliza con contrato, acta de entrega con descripción detallada y CFDI de tipo Donativo con complemento de donatarias.
- Venta secundaria controlada como tercera ruta. Solo para piezas genéricas sin temporada, sin logo dominante y con valor residual. Canal de venta a empleados con factura, plataforma interna de segunda mano o mercado secundario con precio mínimo. Lo que se evita es que la pieza aparezca en marketplaces abiertas a precio de costeado, porque ese día se pierde doble: la marca y el precio.
- Reciclado responsable como cuarta ruta. Para piezas dañadas, caducadas o con materiales que no deben ir a relleno sanitario. Textil se canaliza a recicladora autorizada, plástico se envía a acopio, metales se venden como chatarra con factura. La recicladora entrega constancia de disposición final.
- Destrucción con trazabilidad como última ruta. Solo para piezas que no deben salir al mercado bajo la marca por razones legales, regulatorias o de imagen. La destrucción se hace con proveedor autorizado, en presencia de testigo, con acta notariada y constancia de incineración o trituración. La trazabilidad es lo que protege a la marca.
- Cierre contable y reporte. Cada movimiento de sobrante queda registrado contablemente con su CFDI, acta o factura. El área fiscal determina si la donación genera deducción, si la venta genera ingreso acumulable, si la destrucción genera pérdida deducible. El reporte se archiva para auditoría y se usa como insumo para el forecast del próximo evento.
Errores comunes que multiplican el costo del sobrante
El primer error es no hacer inventario al cierre. Sin conteo no hay decisión posible; el sobrante se queda en bodega y se vuelve problema permanente del área de almacén.
El segundo error es decidir por intuición. "Lo regalamos al evento del director" o "se lo damos a los hijos del personal" son decisiones que erosionan el valor del programa. La decisión se basa en criterios escritos: estado, vigencia, valor de marca, ruta disponible.
El tercer error es donar sin donataria autorizada. Donar a una organización sin autorización del Servicio de Administración Tributaria no genera deducción; el beneficio fiscal se pierde y la operación contable queda débil.
El cuarto error es vender en marketplaces abiertas sin control de precio. La playera del evento de 180 pesos apareciendo en Mercado Libre a 60 pesos un mes después es publicidad negativa involuntaria. La venta secundaria se hace por canal controlado con precio mínimo.
El quinto error es destruir sin trazabilidad. Destruir sin acta notariada, sin proveedor autorizado y sin constancia de disposición final deja la puerta abierta a que las piezas destruidas reaparezcan en otro canal. La marca queda expuesta.
El sexto error es olvidar la depreciación. Una pieza que se queda un año en bodega vale menos que una recién salida del evento. La decisión se toma con base en el valor presente, no en el costo original.
Plantillas, referencias y herramientas
Acta de inventario de sobrante: tabla con SKU, cantidad, estado, fecha de producción, ruta asignada, fecha objetivo de movimiento. La levanta logística dentro de los primeros 14 días tras el evento.
Matriz de decisión por SKU: tabla con criterios: estado mínimo requerido, vigencia de temporada, valor de marca residual, restricciones legales, valor fiscal estimado, ruta recomendada. Sirve para decidir sin improvisar.
Plantilla de contrato de donación: contrato con la donataria autorizada, descripción detallada del bien, valor unitario, cantidad, fecha de entrega, CFDI a emitir con complemento de donatarias. Revisión del área fiscal antes de firma.
Política de venta secundaria: documento con canales autorizados (venta a empleados con factura, plataforma interna, mercado secundario con precio mínimo), precio mínimo por SKU y restricciones de marca. La fija el área comercial y la aprueba dirección.
Referencias legales y operativas: artículos 27 y 31 de la LISR sobre donativos deducibles, directorio de donatarias autorizadas del SAT, NOM-141 sobre recuperación de residuos textiles, NOM-161 sobre manejo de residuos sólidos, y contrato marco con proveedor de destrucción con acta notariada.