Cómo
Cómo armar un RFP para un programa de merch
Un playbook práctico de Request for Proposal para gerentes de compras y marca en Ciudad de México, Monterrey y Guadalajara: cómo acotar el programa, estructurar las preguntas, ponderar la evaluación y correr una comparación limpia que sobreviva una auditoría interna y un envío con Carta Porte 3.0.
Por qué la mayoría de los RFP de merch fracasan antes de empezar
Un RFP — Request for Proposal — es el documento que un comprador envía a varios proveedores para comparar ofertas sobre un brief único y neutro. En teoría. En la práctica, la mayoría de los RFP de merch fracasan por una de tres razones: describen la lista de deseos del comprador sin describir las restricciones del comprador; ponderan criterios de evaluación con los que nadie del lado comprador realmente está de acuerdo; o piden un precio unitario fijo antes de que el proveedor haya visto un strike-off, lo que obliga a los proveedores a inflar sus ofertas.
En México aparecen dos fricciones extra. La primera es fiscal. Una cotización en MXN sin 16% de IVA no es cotización; una cotización en MXN con IVA pero sin compromiso de CFDI 4.0 también está incompleta. Los proveedores que entienden la facturación bajo Carta Porte 3.0 para flete e IMMEX para insumos importados cotizan distinto de los que no. La segunda es la entrega. CDMX, Monterrey, Guadalajara, Puebla, Querétaro, Tijuana y Mérida tienen economías de flete distintas y realidades de última milla distintas; un RFP que no especifica ventanas de entrega por ciudad recibirá ofertas que silenciosamente asumen la ruta más barata.
El alcance de abajo apunta a un programa de mercado medio: 1 500 a 15 000 unidades sobre tres a diez SKUs, una a tres marcas y un ciclo de 60 a 90 días desde la emisión del RFP hasta la primera entrega. Ajusta los volúmenes si tu alcance es distinto; la estructura se sostiene.
Lo que esta guía no es: no es una política de compras. Es el documento que el equipo de compras le entrega al equipo de marca (y viceversa) para que el RFP que sale a proveedores realmente responda sus preguntas.
El flujo del RFP en 7 pasos
- Escribe el alcance del programa en una página. Audiencia, caso de uso, total de unidades, número de SKUs, marcas, ciudades y fechas de entrega, banda presupuestal (sin revelar el presupuesto exacto) y los cumplimientos obligatorios (NOM-050, REACH SVHC si exportas bajo USMCA o T-MEC, IMMEX si aplica).
- Bloquea el brief técnico por SKU. Sustrato (playera de algodón 180 g/m², libreta PU 300 g/m², termo acero 18/8, etc.), método de impresión (serigrafía, bordado, UV, deboss, láser), códigos Pantone con equivalentes de hilo y tinta, área de decoración con tolerancia y requerimientos de empaque.
- Define la matriz de evaluación y sus pesos. Cinco criterios con pesos explícitos: precio unitario (40%), tiempo de entrega y confiabilidad (20%), calidad de strike-off (15%), cumplimiento y certificaciones (15%), referencias y capacidad (10%). Evita "calidad total" o "mejor valor" como criterios únicos: invitan a argumentos, no a decisiones.
- Emite el RFP con ventana de respuesta fija. 10 días hábiles de Q&A, 15 días hábiles para entrega de propuesta, 5 días hábiles para aclaraciones. Establece la ventana en la carta de presentación; los proveedores que no la cumplen se filtran antes de la evaluación.
- Corre una sola sesión de Q&A. Todas las preguntas por escrito; respuestas publicadas a todos los ofertantes dentro de 48 horas. Las conversaciones de lado con ofertantes individuales son un anti-patrón de compras: premian la voz más fuerte, no la mejor oferta.
- Califica sobre la matriz, no sobre la relación. Tres evaluadores califican de forma independiente y luego se reúnen a comparar. Una plantilla de scorecard adjunta al RFP vuelve auditable la comparación. Documenta cualquier desviación de la matriz con una razón por escrito; "siempre los hemos usado" no es razón.
- Adjudica con un memo de decisión escrito. Una página: proveedor elegido, score de la matriz, costo total (con IVA y flete separados), riesgos identificados y plan de mitigación. Adjúntalo al PO y al contrato con el proveedor. El memo de decisión es lo que un auditor interno va a pedir en 18 meses.
Errores comunes que rompen silenciosamente la comparación
El primer error es pedir un precio fijo antes del strike-off. Los proveedores que cotizan un precio unitario fijo sin muestra o inflan por riesgo o cotizan el sustrato más barato que encuentren. Pide un rango indicativo con compromiso de strike-off y luego negocia el precio unitario después de la aprobación.
El segundo error es ignorar la línea de flete. Una cotización de MXN 250 000 se vuelve MXN 295 000 cuando se suma DHL Express, FedEx Mexico o Estafeta a cinco ciudades; la diferencia no es colchón, es el costo aterrizado real. Pide siempre precio unitario y línea de flete por ciudad.
El tercer error es mezclar pesos y dólares en la misma matriz. Convierte todo a una sola moneda al momento de comparar, usando el mismo tipo de cambio publicado. Mezclar monedas hace ver la evaluación como objetiva y en realidad es una forma de esconder el spread.
El cuarto error es olvidar el 16% de IVA y el 2% de impuesto estatal sobre nómina de maquila si la producción toca un operador IMMEX. Los dos son costos reales; los dos deben estar en la matriz, no agregarse después.
El quinto error es adjudicar al precio unitario más bajo sin revisar el strike-off. Un proveedor con un precio unitario ligeramente más alto pero un strike-off más sólido ahorra un ciclo de retrabajo y los 5 a 8 días hábiles que cuesta un strike-off nuevo. Los pesos de la matriz existen por algo: aplícalos.
Herramientas, plantillas y referencias
Plantilla de RFP: un solo PDF con cinco secciones — alcance, brief técnico, matriz de evaluación, formato de respuesta, cronograma. Distribuir como documento controlado con número de seguimiento, no como reenvío de correo.
Scorecard: una hoja de cálculo con los cinco criterios, los pesos y una columna por evaluator. Bloquea las fórmulas; las celdas libres invitan al sesgo.
Memo de decisión: un memo de una página adjunto al PO con proveedor elegido, score, costo total (IVA y flete separados), riesgos y plan de mitigación.
Referencias: NOM-050 para etiquetado textil, ISO 105-C06 para solidez al lavado, ASTM D5034 para resistencia a la tensión, REACH SVHC para exportación bajo USMCA o T-MEC, Carta Porte 3.0 para cumplimiento de flete y la propia política de compras del comprador para el formato corporativo.
Cronograma sugerido: 10 días hábiles de Q&A, 15 días para propuestas, 5 días de aclaraciones, 10 días para decisión y PO. Ciclo total: 40 a 60 días hábiles, más producción.