Pedidos por licitación pública
Cómo atendemos pedidos de dependencias federales, estatales y municipales: documentación para Compranet, CFDI para el sector público, anticipos, verificación de entregables y acta de entrega-recepción.
Por qué los pedidos del sector público siguen un flujo distinto
Las compras del gobierno en México se rigen por reglas específicas bajo la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y sus equivalentes estatales. Un proveedor que vende a una dependencia federal, a un gobierno estatal o a un municipio opera con un flujo documental, un flujo de facturación y un calendario de pagos muy distinto al del sector privado. En Corp-Merch hemos entregado pedidos para SEGOB, SEMARNAT, SRE, UNAM, IPN y gobiernos estatales de Jalisco, Nuevo León y Puebla, y el papeleo pesa bastante más que cualquier equivalente privado del mismo volumen.
El primer cambio es la estructura del contrato. El comprador público normalmente emite un pedido o un contrato a partir de un procedimiento — licitación pública, invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa. El contrato referencia un anexo técnico, una propuesta económica y una fianza — por lo general 10% del monto para cumplimiento y otro 10% para vicios ocultos. Aceptamos ambas, firmadas por una afianzadora autorizada por la SHCP, y coordinamos la póliza con Afirme, Fianzas Monterrey o Liberty Fianzas según la dependencia.
El segundo cambio es la facturación. Los compradores públicos requieren CFDI 4.0 con el Complemento para Anticipo en cualquier pago anticipado, el Complemento de Pagos por cada parcialidad, y Carta Porte 3.0 cuando la mercancía sale de nuestra planta. El RFC receptor se valida contra el listado del SAAI MEF antes de timbrar — si la unidad receptora no aparece, el CFDI se rechaza en la validación del SAT y la Tesorería no puede cerrar el ciclo.
El tercer cambio es la verificación de la entrega. La Ley obliga al comprador público a verificar que los bienes coincidan con el anexo técnico antes de firmar el acta de entrega-recepción. Eso implica una inspección conjunta en el lugar acordado — por lo general el almacén de la dependencia en Ciudad de México, Guadalajara, Monterrey o una capital estatal. Coordinamos la inspección con el resguardante y entregamos el acta firmada por ambas partes en un plazo de cinco días hábiles. Sin esa acta, el reloj de la facturación no arranca.
El cuarto cambio es el pago. Los compradores públicos suelen pagar a los 20 o 30 días naturales tras la firma del acta. Algunas dependencias federales manejan ciclos más largos — la SHCP, CFE y Pemex han llegado a pagar a 60 días o más. Damos seguimiento con la Tesorería a través de tu contacto, y podemos recomendar socios de factoraje que compran el derecho de cobro con descuento si prefieres liquidez inmediata. El factoraje es sin recurso cuando el CFDI ya fue validado contra el listado SAAI.
Preguntas frecuentes sobre pedidos por licitación
Lo que más preguntan los equipos de compras, legal y operaciones antes de cerrar un pedido del sector público.
¿Corp-Merch puede licitar directamente en Compranet?
No. Compranet es la plataforma federal de licitaciones y sólo pueden presentar propuestas los proveedores con RUPC activo. Corp-Merch actúa como tu subcontratista para la parte de impresión, bordado, apparel o ensamble de kits — tu empresa firma con la dependencia y nosotros entregamos contra el pedido. Esa estructura es la práctica estándar del ramo y la aceptan todas las dependencias federales con las que hemos trabajado.
¿Con qué dependencias del sector público han trabajado?
Hemos entregado contra pedidos de dependencias federales (SEGOB, SEMARNAT, SRE), gobiernos estatales (Jalisco, Nuevo León, Puebla, Querétaro), universidades (UNAM, IPN, UAM) y municipios (Guadalajara, Monterrey, Mérida). Las referencias se comparten previa solicitud, sujeta a la cláusula de confidencialidad de cada dependencia — la mayoría incluye una cláusula de confidencialidad que respetamos aun cuando el pedido de referencia venga de una dependencia homóloga.
¿Aceptan también Compranet-MI?
Sí. Compranet-MI es la plataforma de la SHCP que utilizan los estados y municipios para licitaciones que siguen los lineamientos federales. El flujo es idéntico: anexo técnico, propuesta económica, fianzas de cumplimiento y vicios ocultos, CFDI 4.0 con los complementos correspondientes y acta de entrega-recepción. Hemos operado este flujo en licitaciones estatales de Jalisco y Nuevo León.
¿Cómo manejan el anticipo?
Cuando el contrato incluye anticipo, timbramos un CFDI con el Complemento para Anticipo por el porcentaje acordado, y el Complemento de Pagos liga cada parcialidad posterior a ese anticipo. El SAT exige ese vínculo; sin él, la Tesorería no puede cerrar el ciclo. Acompañamos a tu equipo de finanzas la primera vez para que la conciliación bancaria cuadre sin ajustes manuales.
¿Qué es la fianza de cumplimiento y quién la respalda?
La fianza de cumplimiento cubre el 10% del monto del contrato (a veces más en licitaciones estatales) y se mantiene vigente hasta que se firma el acta de entrega-recepción y se paga la primera factura. La emite una afianzadora autorizada por la SHCP — coordinamos con Afirme, Fianzas Monterrey o Liberty Fianzas según la dependencia. La fianza de vicios ocultos cubre defectos latentes durante doce meses después de la entrega, el plazo estándar para apparel y trabajos de impresión.
¿Pueden entregar directamente al almacén de la dependencia?
Sí. Entregamos al domicilio del almacén asentado en el pedido, con Carta Porte 3.0 y un CFDI por el monto total. Si la dependencia tiene varios destinos en el anexo técnico, emitimos un CFDI padre y CFDIs hijos por destino, siempre que el pedido lo permita. Cuando el destino es una planta IMMEX bajo régimen de importación temporal, añadimos el pedimento al paquete documental.
¿Qué pasa si el anexo técnico cambia después de firmado?
Los contratos del sector público admiten cambios mediante un convenio modificatorio, firmado por ambas partes y registrado en Compranet o la plataforma estatal equivalente. Apoyamos ese flujo, pero cualquier cambio debe aprobarse antes de que arranque la producción — no empezamos producción con base en un cambio verbal, aunque sea menor (un tono de color, una tela, una talla). El convenio protege a ambas partes y el Órgano Interno de Control lo exige.
¿Cómo manejan la pista de auditoría?
Cada acta de entrega-recepción, cada CFDI y su XML, cada Carta Porte y cada fianza se archiva en un portal privado ligado al número de contrato. Tu equipo de auditoría descarga el expediente completo sin pasar por Corp-Merch y los documentos quedan disponibles durante los cinco años que exige el SAT más el plazo adicional que pida el Órgano Interno de Control de la dependencia. No cobramos el almacenamiento durante ese periodo.
Preguntas frecuentes relacionadas
Si vas a manejar un pedido del sector público, estas también pueden ayudarte.
¿Vas a concursar en una licitación federal, estatal o municipal?
Envíanos el anexo técnico y el número de pedido. Respondemos en menos de 24 horas hábiles con nuestra propuesta como subcontratista, la documentación que entregaremos y el calendario de coordinación de fianzas.