Compliance — qué normativa cubrimos y cómo lo demostramos
LFPDPPP, INAI, PROFECO, NOM-050, REACH, RoHS, ISO 9001, ISO 14001. Lo que aparece en el expediente que entregamos con cada pedido, desde Polanco hasta el Bajío.
El compliance no es un folder, es un expediente vivo
En México, el cumplimiento normativo para merch corporativo se cruza con al menos cuatro frentes: protección de datos personales (LFPDPPP y su antepenúltima reforma), etiquetado y defensa del consumidor (PROFECO y la NOM-050-SCFI-2004), seguridad y salud en el centro de trabajo (STPS) y normatividad internacional cuando la pieza cruza la frontera o se ensambla en una maquiladora IMMEX del norte. Un proveedor que entrega playeras sin más está dejando al descubierto a su cliente.
En Corp-Merch México estructuramos el cumplimiento como un expediente por pedido, no como una promesa verbal. Cada orden lleva asociados el aviso de privacidad en formato LFPDPPP con los datos del responsable y los terceros involucrados (transferencias a paquetería, a imprenta, eventualmente a maquiladora en Tijuana o Ciudad Juárez), la carta de no conflicto de interés firmada por nuestro representante legal, y las certificaciones que apliquen al producto. Si tu marca tiene un área de cumplimiento que pide evidencia documentada, la entregamos sin costo extra dentro de las 48 horas posteriores al cierre de la orden.
En materia de protección de datos, trabajamos alineados con los criterios del INAI. Los archivos con datos de destinatarios finales (listas de envío, bases de personal) se manejan encriptados en reposo y en tránsito, y se destruyen a los 90 días naturales posteriores a la entrega, salvo instrucción escrita en contrario de tu área legal. Este plazo es consistente con lo que pide la LFPDPPP para fines de relación contractual y deja margen para eventuales revisiones de PROFECO o de la Secretaría de Economía. Si tu marca tiene una política interna más estricta, ajustamos el calendario y lo firmamos como adenda al contrato marco.
Para piezas en contacto con alimentos —tazas, termos, recipientes, embalajes primarios— exigimos a nuestros proveedores certificado de conformidad con la NOM-251-SSA1-2009 y, cuando aplica, la NOM-050-SCFI-2004 sobre etiquetado comercial. Si la pieza va a exportación, sumamos REACH SVHC para la Unión Europea y RoHS para componentes electrónicos como memorias USB o powerbanks. La declaración CE la emite nuestro socio comercial en Madrid cuando el cliente lo solicita, sin que eso extienda el lead time mexicano.
En lo ambiental, la NOM-141-SEMARNAT-2003 sobre residuos de manejo especial aplica a la chatarra textil y al cartón que sale de nuestra planta. Tenemos convenio con un proveedor autorizado para disposición final, y entregamos el manifiesto de residuos cuando el cliente lo pide para su reporte GRI o para su sistema de gestión ambiental ISO 14001. Si tu marca está reportando ante el Sustainability Accounting Standards Board (SASB) o preparando el informe ASG, sumamos también el cálculo de huella de carbono por lote bajo el protocolo GHG Protocol Scope 3 categoría 1 (bienes comprados).
Por último, una pieza que aparece con frecuencia en licitaciones y pedidos del sector gobierno: la LFPIORPI. Cuando el monto del pedido rebasa el umbral que marca el SAT para actividades vulnerables, dejamos asentada la operación en el sistema y, si la factura CFDI 4.0 lleva complemento de pagos, también se identifica ahí. Esto evita que tu marca quede expuesta cuando un proveedor aguas arriba no cumplió con su aviso. Te entregamos copia del aviso cuando aplique y te acompañamos si la UIF pide información.
Para marcas con operaciones en el corredor industrial del Bajío o en el cinturón de maquiladoras del norte, también preparamos la documentación de origen que algunos programas de gobierno y tratados de libre comercio piden. El certificado de origen USMCA, las declaraciones correspondientes para la Alianza del Pacífico y los regímenes especiales para empresas IMMEX forman parte del expediente por pedido cuando aplica. Trabajamos con tu equipo de cumplimiento comercial para mantener la documentación consistente con lo que tu agente aduanal presenta en la frontera, de modo que no aparezcan sorpresas durante una auditoría del SAT o de la aduana.
Preguntas frecuentes sobre compliance
Lo que más nos preguntan áreas legales, de cumplimiento y procurement antes de cerrar una orden.
¿Cómo manejan los datos personales de los destinatarios?
Alineados con LFPDPPP y criterios del INAI. Bases encriptadas en reposo y tránsito, destrucción a 90 días naturales posteriores a la entrega salvo instrucción escrita en contrario. Aviso de privacidad incluido en cada propuesta comercial.
¿Qué certificaciones entregan con cada pedido?
Depende del producto. En textil entregamos OEKO-TEX Standard 100 cuando aplica; en electrónicos, RoHS y declaración CE para UE; en contacto alimentario, NOM-251-SSA1-2009 y NOM-050-SCFI-2004. La certificación va adjunta al expediente de entrega.
¿Cumplen con REACH para pedidos que cruzan a Europa?
Sí. Solicitamos a nuestros proveedores de tintas y substratos la declaración REACH SVHC actualizada al año en curso. La declaración se entrega al cliente junto con la factura CFDI 4.0 cuando el destino final incluye países de la Unión Europea, Reino Unido o Suiza.
¿Cómo acreditan el manejo de residuos y la norma ambiental?
Convenio con proveedor autorizado para manejo de residuos conforme a NOM-141-SEMARNAT-2003. Entregamos manifiesto de disposición final bajo solicitud. Sumamos cálculo de huella Scope 3 cuando el cliente reporta bajo GHG Protocol o SASB.
¿Qué pasa con pedidos del sector gobierno o montos altos?
Cumplimos con LFPIORPI cuando el monto rebasa el umbral SAT para actividades vulnerables. Dejamos asentada la operación, entregamos copia del aviso y acompañamos al cliente si la UIF requiere información complementaria.
¿Entregan documentación para auditorías internas del cliente?
Sí. Expediente por pedido con avisos de privacidad, certificaciones, manifiestos, cartas de no conflicto y CFDI 4.0 con complemento Carta Porte 3.0 cuando la pieza se transporta fuera del área metropolitana. Entrega en 48 horas posteriores al cierre.
¿Tienen sistema de gestión de calidad certificado?
Trabajamos bajo ISO 9001:2015 con auditoría anual de tercera parte y certificaciones específicas por planta. Si tu proveedor requiere ISO 14001 o ISO 45001, lo sumamos al expediente sin costo extra cuando la planta ya lo tiene contratado.
FAQs relacionadas
Otros temas donde el compliance toca tu operación diaria.
¿Necesitas el expediente de compliance antes de firmar?
Mándanos el brief, el mercado destino y los marcos normativos que te exige tu área legal. Te enviamos la plantilla del expediente y, si quieres, agendamos una llamada con nuestro responsable de cumplimiento para revisar el caso.