Salón A-5: el salón donde el consejo aprueba el presupuesto del próximo año y el acta firmada sale en sobre cerrado antes de la cena

El Salón A-5 es el salón de consejo del complejo corporativo: 75 metros cuadrados en formato sala de consejo con mesa ovalada de madera para 12 personas, sillas ejecutivas de piel, pantalla central de 65 pulgadas con sistema de videoconferencia cifrada, dos pantallas auxiliares laterales, sistema de audio con micrófonos individuales para grabación oficial, micrófono ambiental para transcripción, atrí del secretario del consejo, salida a sala de privados para deliberaciones, accesibilidad universal, sistema de seguridad perimetral con detectores de dispositivos electrónicos. Aquí corren las sesiones del consejo de administración de las emisoras del IPC, las reuniones del comité de auditoría y prácticas societarias, las sesiones del comité de riesgos, las juntas del comité de compensaciones y las asambleas de accionistas. Lo que distingue al Salón A-5 es que el merch no es decorativo ni funcional: es documental y confidencial.

Paquetes de merch para Salón A-5

Carpetas del consejero

Producción de 8 a 14 piezas para los miembros del consejo, el secretario del consejo y los invitados institucionales. Carpeta de palanca con 200 a 350 hojas impresas a una tinta con la presentación del consejo (orden del día, propuesta de presupuesto, informe del director general, informe del director de finanzas, informe del auditor externo, propuesta de compensaciones, propuesta de dividendos, propuesta de nombramiento de consejeros independientes), USB cifrado con la misma documentación en versión PDF, lapicero técnico, block de notas rayadas. Cada carpeta se codifica con el nombre del consejero y se entrega al inicio de la sesión con firma del acuse de recibo.

Acta firmada

Producción de 1 a 4 piezas del acta firmada de la sesión del consejo (documento de 12 a 80 páginas en papel grueso con sello en seco del corporativo y del notario cuando aplica, firmas autógrafas de los consejeros y del secretario, foliado, y envío posterior del PDF firmado digitalmente con sello del SAT y del notario cuando el corporativo requiere evidencia documental para el expediente ante la CNBV o ante el regulador extranjero equivalente).

Merch del invitado

Producción de 2 a 6 piezas para los invitados institucionales (auditor externo, asesor legal, regulador invitado, consultor estratégico). Caja rígida con el isotipo del corporativo, contenido curado (cuaderno Moleskine con el isotipo, pluma roller grabada, prensador con el año, usb cifrado con la documentación relevante). Entrega al final de la sesión con firma del invitado y del secretario del consejo.

Merch del staff

Uniformidad del staff del corporativo, del equipo del secretario del consejo y del personal de logística del Salón A-5. Traje ejecutivo, chaleco corporativo discreto, gafete de la sesión, smartwatch con la lista de asistentes sincronizada. Producción con planchado profesional y entrega al back-of-house 90 minutos antes del inicio de la sesión.

Logística del Salón A-5, accesos y custodia documental

El Salón A-5 opera con un acceso restringido: el andén lateral del complejo (con horario de 6:00 a 22:00 y tráiler de hasta 12 toneladas) sirve para la carga del material del consejo, y el acceso por el elevador privado del complejo requiere identificación previa con huella digital o reconocimiento facial, gafete del complejo y firma en bitácora del Salón A-5. La cadena de custodia del material del consejo es particularmente sensible: las carpetas con la documentación del consejo y los USB cifrados se entregan al consejero con firma del acuse de recibo, y el corporativo conserva la copia firmada como evidencia de la entrega para el expediente ante la CNBV o ante el regulador extranjero equivalente. Las carpetas no utilizadas se devuelven al final de la sesión y se resguardan en sobre cerrado con sello del corporativo y firma del secretario del consejo.

Para sesiones de consejo con presencia de reguladores (CNBV, UIF, Banco de México), manejamos cumplimiento del protocolo de seguridad del complejo y de la Policía Bancaria e Industrial, con piezas sin logos de terceros o con supresión digital cuando el manual del corporativo o del regulador lo requiere. Para sesiones de consejo con presencia internacional (consejeros de EU, Canadá, Europa, Asia), manejamos facturación en USD al tipo de cambio FIX del Banco de México del día anterior a la sesión, con cumplimiento del USMCA y soporte para deducción como gasto de Gobierno Corporativo o de Relaciones con el Consejo en el cierre fiscal del corporativo.

Confidencialidad, cumplimiento del Salón A-5 y prohibiciones

El Salón A-5 tiene reglas de operación que el merch debe respetar: prohibido el uso de dispositivos electrónicos personales en el salón (los consejeros y los invitados depositan sus dispositivos en una caja con llave al ingreso, y la caja se abre al salir), prohibido el merch con elementos que produzcan ruido o distracción, prohibido el ingreso de alimentos al salón (sólo se permite café y agua en disposición cerrada), prohibido el material POP con logotipos de terceros, prohibido el ingreso de personas ajenas al consejo sin autorización escrita del secretario. Para sesiones que requieren merchandícing de edición limitada (carpeta numerada del aniversario del corporativo, placa grabada con el año del reporte anual), manejamos coordinación con el área de operaciones del complejo para garantizar que la pieza cumple con el protocolo de seguridad, el protocolo de gobierno corporativo y el protocolo de confidencialidad cuando aplica.

Para la facturación al SAT, emitimos CFDI 4.0 con desglose de IVA 16% y soporte para deducción como gasto de Gobierno Corporativo, de Relaciones con el Consejo o de Auditoría Externa, según el uso del merch. Para corporativos con operaciones IMMEX o EU, manejamos facturación complementaria en USD o EUR y soporte para cumplimiento del USMCA cuando la documentación del consejo cruza la frontera como parte del material de divulgación para el regulador extranjero equivalente. Para grupos con doble listing (BMV y NYSE/Nasdaq), manejamos facturación bilingüe (es/en) y cumplimiento del USMCA. El merch se entrega con carta porte 3.0 cuando aplica tránsito interestatal o internacional, con complemento de comercio exterior cuando aplica, y con el complemento de pagos cuando el corporativo paga en parcialidades. La cadena de custodia del material del consejo se documenta con firma, hora y fotografía en cada punto de control: ingreso al andén, revisión por el personal de operaciones, traslado al back-of-house, entrega al consejero con firma, devolución de las carpetas no utilizadas al final de la sesión.

MOQ, costos y reservas del Salón A-5

Carpeta del consejero — desde $4,200 MXN antes de IVA por pieza en tiraje de 12. Acta firmada — desde $1,800 MXN antes de IVA por pieza en tiraje de 2. Merch del invitado — desde $3,800 MXN antes de IVA por pieza en tiraje de 4. Merch del staff — desde $2,400 MXN antes de IVA por persona en tiraje de 6. Los costos no incluyen la renta del Salón A-5, que se cotiza directamente con el área de eventos del complejo según el día, el horario, el montaje ejecutivo y los servicios adicionales (sala de privados, sistema de videoconferencia cifrada, micrófonos individuales, transcripción, notario cuando aplica, servicio de cafetería privada).

Para sesiones de consejo en fechas de alta demanda (sesiones trimestrales de las emisoras del IPC, sesiones anuales de aprobación de presupuesto, sesiones de nombramiento de consejero independiente), manejamos bloqueo de calendario con 75 días de anticipación y compromiso firme por escrito. Para sesiones en fechas de baja demanda, manejamos bloqueo con 35 días de anticipación. Producción express con menos de 21 días, recargo del +40%. La reserva se hace con brief de trece puntos: fecha de la sesión, duración, número de consejeros y de invitados, número de piezas por paquete, manual del consejo, protocolo de confidencialidad del corporativo, protocolo de gobierno corporativo, protocolo del regulador cuando aplica, logística de carga, devolución de carpetas no utilizadas, facturación al SAT y cumplimiento del USMCA cuando la documentación cruza la frontera.

Preguntas frecuentes del Salón A-5

¿Pueden codificar la carpeta del consejero con el nombre del consejero y firmarla como acuse de recibo?

Sí — codificamos la carpeta con el nombre del consejero en la portada y entregamos al inicio de la sesión con firma del acuse de recibo. La firma del acuse se conserva en el expediente del corporativo ante la CNBV o ante el regulador extranjero equivalente.

¿Pueden manejar sesiones de consejo que se repiten cada trimestre con la la misma plantilla?

Sí — manejamos programación trimestral con el mismo manual del consejo, actualizando el contenido (orden del día, propuesta de presupuesto, informe del director general, informe del director de finanzas, informe del auditor externo, propuesta de compensaciones, propuesta de dividendos, propuesta de nombramiento de consejeros independientes) según la agenda de la sesión y los invitados especiales (auditor externo, asesor legal, regulador invitado, consultor estratégico).

¿Pueden facturar el material del consejo como gasto de gobierno corporativo?

Sí — emitimos CFDI 4.0 al SAT con desglose de IVA 16% y soporte para deducción como gasto de Gobierno Corporativo, de Relaciones con el Consejo o de Auditoría Externa, según el uso del material. Para corporativos con operaciones IMMEX, manejamos facturación complementaria en USD con complemento de comercio exterior y cumplimiento del USMCA cuando la documentación cruza la frontera.

¿Corp-Merch es partner oficial del Salón A-5?

No. Corp-Merch.MX es un taller independiente de curaduría, producción y logística del merch para sesiones de consejo de administración, comités de auditoría y juntas directivas en el Salón A-5 y otros recintos de CDMX. El Salón A-5 se menciona únicamente con fines descriptivos del sector.

Solicitar cotización de merch para Salón A-5

Cuéntanos la fecha de la sesión, la duración, el número de consejeros y de invitados, el número de piezas por paquete, el manual del consejo, el protocolo de confidencialidad del corporativo, el protocolo de gobierno corporativo, el protocolo del regulador cuando aplique, la logística de carga, la devolución de carpetas no utilizadas, la facturación al SAT y el cumplimiento del USMCA cuando la documentación cruce la frontera. Respondemos con cotización desglosada por paquete, propuesta de curaduría y maqueta digital en 24 a 48 horas hábiles.