OC · Partidas · IVA · CFDI 4.0 · Plazos
La estructura que reciben nuestros clientes corporativos para emitir la orden de compra una vez aprobada la cotización. La plantilla se adapta al formato del cliente y se entrega en formato editable para que el área de compras la incorpore a su ERP — SAP, Oracle, NetSuite, QuickBooks, sistema interno.
La orden de compra se divide en seis secciones. La primera sección contiene los datos del cliente — razón social, RFC, domicilio fiscal, contacto comercial, contacto de pago — y los datos del taller — razón social, RFC, domicilio fiscal, número de proveedor cuando aplica. La segunda sección describe el pedido con número de orden del cliente, número de cotización aprobada, fecha de emisión, fecha de entrega solicitada, referencia interna del cliente y dirección de entrega.
La tercera sección contiene las partidas en formato tabular: número de partida, descripción del producto, cantidad, precio unitario en MXN antes de IVA, importe total antes de IVA, IVA desglosado al dieciséis por ciento y total con IVA. Cada partida se acompaña de una nota con el detalle técnico — composición, color, técnica de personalización, talla cuando aplique — y un plazo de entrega por partida. La cuarta sección describe las condiciones comerciales aplicables.
Las condiciones comerciales incluyen el plazo de entrega contado a partir de la recepción de la orden firmada y la confirmación de tallas; las condiciones de pago — anticipo, crédito a quince, treinta o cuarenta y cinco días; la moneda — peso mexicano; la vigencia de la cotización aprobada — típicamente quince días naturales para series pequeñas y treinta para series medianas y grandes; y las penalizaciones por cancelación o modificación del brief una vez recibida la orden firmada.
Los supuestos aclaran qué está incluido y qué no lo está: el arte final del cliente, las tallas declaradas, el domicilio de entrega, el responsable de recibo, el formato de acuse. Cuando algún supuesto no se cumple, se notifica al cliente antes de continuar. Las exclusiones aclaran lo que no está cotizado — cambios de arte sobre la marcha, adicionales de última hora, entregas en domicilio con acceso restringido fuera de horario, instalación o montaje en evento.
El IVA se calcula al dieciséis por ciento sobre el subtotal y se desglosa por partida. Para clientes con residencia fiscal en zona fronteriza — Baja California, Sonora, Quintana Roo, parte de Chihuahua y Coahuila — se aplica la tasa reducida del ocho por ciento según corresponda. La factura con CFDI 4.0 se emite una vez entregada la mercancía con el régimen fiscal del receptor y el uso de CFDI que el cliente requiera.
El envío se cotiza por separado cuando el destino está fuera del área metropolitana de CDMX, Guadalajara o Monterrey. Para destinos múltiples — corporativo con varias sedes, evento en varias plazas — el envío se cotiza por plaza con base en el peso volumétrico y el plazo requerido. Para destinos en el extranjero el envío se cotiza por paquetería internacional o por agencia aduanal cuando el volumen lo amerita.
La orden de compra se acepta por escrito — correo electrónico, firma en PDF o plataforma de aprobación — y la aceptación constituye el inicio de la producción. La aceptación puede ser parcial cuando el cliente requiere algunas partidas y otras no. Cuando la aceptación es parcial, las partidas no aceptadas se retiran y se emite una nueva orden con las partidas efectivamente aprobadas.
Para corporativos con esquema de aprobación multinivel, la orden se entrega al comprador del cliente, quien gestiona las firmas internas antes de aceptarla. El taller recibe la orden firmada por el responsable autorizado y comienza la producción. La factura con CFDI 4.0 se emite una vez entregada la mercancía y conforme al calendario de pagos acordado.
Adaptamos la plantilla al formato del cliente. Para clientes con SAP, entregamos la orden en formato IDoc para carga automática en su módulo de compras. Para clientes con Oracle, entregamos la orden en formato XML con el esquema del módulo iProcurement. Para clientes con NetSuite, entregamos la orden con el CSV con el esquema nativo del módulo de compras. Para clientes con sistema propio, entregamos la orden en el formato que su equipo técnico requiera.
La adaptaciónación incluye el catálogo de productos del taller mapeado al catálogo del cliente cuando aplica. Para clientes con catálogo propio de productos, mapeamos nuestros productos a las referencias internas del cliente. El mapeo se valida al inicio del programa y se actualiza cuando se incorporan productos nuevos.
Cada orden de compra queda en la bitácora del proyecto con la fecha de recepción, la fecha de aprobación interna del cliente, la fecha de inicio de producción, los hitos de avance — corte, confección, personalización, calidad, empaque, envío, entrega — y la fecha de facturación. La bitácora se entrega al cliente en formato PDF al cierre del proyecto y se conserva durante la vigencia más tres años.
Para clientes con auditoría interna recurrente, entregamos la bitácora en formato del cliente con los sellos y las firmas que su procedimiento interno requiera. Para clientes con integración al ERP vía API o webhook, la bitácora se entrega en formato JSON estructurado para carga automática en su sistema de gestión.
La plantilla editable se entrega en formato DOCX con marcas de párrafo y estilos CSS para adaptación rápida. Para clientes con sistema de gestión de contratos — DocuSign, Adobe Sign, PandaDoc, plataforma propia — entregamos la plantilla en el formato que la plataforma requiera para firma digital. La firma del responsable autorizado del cliente se solicita al inicio del programa.
Para clientes que prefieren firmar en físico, entregamos la plantilla impresa con sello y firma autógrafa del responsable del taller. La firma autógrafa se solicita al inicio del programa y se actualiza cuando hay cambio de responsable. La trazabilidad de la firma se conserva en la bitácora del proyecto.
Si su área de compras o su ERP requiere una plantilla de orden de compra adaptada al formato de su empresa, platiquemos. Les entregamos la plantilla editable y, cuando aplica, la integración con su ERP.
La plantilla de orden de compra es referencial. Las condiciones comerciales, los plazos y los montos se confirman contra la cotización aprobada por el cliente. La facturación se emite conforme a la regulación vigente del SAT al momento de la entrega. Corp-Merch.MX es un taller mexicano de producción de merch corporativo; operamos de manera independiente.